6 razloga zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan!

Biznis provajderi sve češće traže načine za povećanje produktivnosti. Istovremeno, oni pokušavaju da postanu ekološki i odgovorni. Sistemi za upravljanje dokumentima mogu vam pomoći da ostvarite ove ciljeve i još mnogo toga. Najbolje od svega, često možete da ostvarite brz povrat investicije uz direktne i indirektne uštede u troškovima.

Ako i dalje koristite tradicionalni papir-papir sitem, vreme je da se razmotri prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima. Pokušaćemo kroz šest razloga da vam približimo razloge zašto je elektronsko organizovanje dokumentacije važno.

Razlog #1: Veća efikasnost

Upravljanje dokumentima je rešenje koje pojednostavljuje vođenje, arhiviranje skeniranih dokumenata, slika i drugih vrsta fajlova. Fajlovi mogu biti indeksirani na više načina, mogu biti brzo i lako pronađeni uz korišćenje pretrage uz upit koji sadrži tekst. Zaposleni više ne moraju da traže dokumenta po registratorima i gube vreme u traženju informacija i traženju dokumenata po mrežnim fajl serverima. Prednost je u tome što zaposleni iz različitih organizacionih jedinica ili lokacija pristupaju istim informacijama preko svojih kompjutera. Timski rad se poboljšava u delu posla koji se odnosi na mogućnosti traženja dokumenata, radu na istim dokumentima uključujući i slanje dokumenata na odobrenje i praćenje toka kretanja fajlova među zaposlenima.

Razlog #2: Novčana ušteda

Rad bez papira smanjuje očigledne troškove, kao što su troškovi skladištenja papirne dokumentacije, nema ni troškova fotokopiranja, ušteda na papiru i tonerima. Najveća ušteda se odnosi na cenu rada koji se odnosi na popunjavanja i prenošenje, odlaganje dokumenata. Npr. ako radnik dnevno provede sat vremena na odlaganje i spremanje dokumentacije, to je oko 250 sati godišnje. Ako radnik zarađuje 500 dinara po satu, onda je ušteda po jednom radniku u toku godine 150.000 dinara. Osim toga upravljanje dokumentima ne dozvoljava gubljenje ili uništavanje dokumenata. I na kraju, skladištenje stare dokumentacije neće zahtevati iznajmljivanje magacina ili dodatnih prostora za smeštanje.

Razlog #3: Sprečavanje katastrofa

Fajlovi u papirnom formatu komplikuju i povećavaju troškove poslovanja. Takođe su kao takvi podložni nezgodama, pomeranjima i mešanjem fajlova. Prirodne katastrofe, kao što su požari, poplave, zemljotresi, mogu kompletno uništiti dokumentaciju. Papir trpi i vandalizam i krađu. Upravljanje dokumentima štiti vaša dokumenta kreiranjem elektronskih kopija i kao takve mogu biti bekapovane (arhivirane) na više načina. Bekap može biti stavljen sa strane , pa čak i ako kompjuter bude fizički oštećen, vaši podaci su još uvek tu i mogu se ponovo koristiti.

Ova tri razloga nude dovoljno podsticaja da se isplati investiranje u upravljanje dokumentima. Naravno ima još razloga zašto treba da pređete na upravljanje dokumentima.

Razlog #4: Povećana usaglašenost

Vlade i privreda svojim propisima postavljaju izazove pred svaku vrstu i dimenziju biznisa kojim se bavite. U cilju minimiziranja rizika i izbegavanja odgovornosti naprosto se mora primeniti pravilno upravljanje dokumentima. Naprosto postoje propisi po kojima morate čuvati dokumenta određeni vremenski period. Elektronsko rešenje upravljanja dokumentima može pomoći da se osigura bezbedno upravljanje dokumentima i bezbedno arhiviranje; i nivo pristupa samih korisnika dokumentima garantuje promene na dokumentima samo od strane zaposlenih kojima je dat određeni nivo nadležnosti. Upravljanje dokumentima je takođe odličan izbor za eksterne revizore, koji na jednostavan način mogu da isprate put svakog dokumenta.

Razlog #5: Poboljšana usluga

Upravljanje dokumentima omogućava zaposlenima trenutan pristup dokumentima, kao što su izvodi, platni listovi, računi i slično pa je osoblje u mogućnosti da veoma brzo odgovori na zahteve. U stvari mnogi problemi, kao što su razni sporni detalji mogu da se reše na licu mesta. Lociranje dokumenata za neki vremenski okvir je prednost upravljanja dokumantima, i zaposlenima znatno skraćuje vreme portage /pretrage za dokumentima, i znatno povećava efikasnot u poslu.

Razlog #6: Zaštita životne sredine

Ekološka svest raste i u poslovnom svetu. Korporacije kao društveno odgovorne moraju misliti i o zaštiti životne sredine počev u samim poslovnim prostorima i misle na tzv. zelena radna mesta. Upravljanje dokumentima je rešenje jer se znatno smanjuje i eliminiše potrošnja papira i otpada. Više vam ne trebaju kurirske službe, nećete ručno arhivirati dokumenta. “Green IT” je oblast koja spada u top deset tehnoloških trendova koji mogu biti ispoštovani primenom upravljanja dokumentima.

Ovo je najbolji trenutak za implementaciju sistema za upravljanje dokumentima. Rešenje bez papira povećava efikasnost, smanjuje troškove i zaštićuje evidenciju, pomaže da se obezbedi usaglašenost sa propisima, poboljšava se nivo usluge i štiti životna sredina.

Ukratko, sistem za upravljanje dokumentima postiže jednostavnu transformaciju čuvanja fajlova (dokumenata) i čini lako pristupačnim i na lak način zaštićenost dokumenata. Dobijate veću efikasnost zaposlenih, bolju uslugu krajnjim korisnicima usluga.

Rešenje za efikasne poslovne procese je sistem upravljanja dokumentima.

Ostavite odgovor