Kupi ASTER

ASTER ima ražličite tipove licenci..

  • ASTER Pro: Doživotna licenca za 2 do 6 korisnika. Broj korisnika može biti proširen sa ASTER Pro-1 licencom.
  • ASTER Pro-1: Doživotna licenca za po jednog dodatnog korisnika po kupljenoj licenci ATER Pro- 2/6 licenci (ne funkcioniše samostalno!).
  • ASTER Home: Licenca važi godinu dana za 2 (dva) istovetna korisnika (neproširiva).
PROIZVOD/USLUGA

Aster možete naručiti i kupiti na više načina:

  1. Direktno putem interneta od naših partnera klikom na link „KUPI“
  2. Pozovite 011/4059-414
  3. Pošaljite upit na e-mail
  4. Popunite obrazac dole (naši komercijalisti će vam se uskoro javiti)
Pro-2 (2 korisnika, MS Windows 7/8/10, doživotna licenca)
   Pro-6 (do 6 korisnika, MS Windows 7/8/10, doživotna licenca)  
   Pro-1 (1 dodatno radno mesto za verzije Pro 2/6 korisnika, MS Windows 7/8/10, doživotlifetime license)  
   Home (samo 2 korisnika, MS Windows 7/8/10, godišnja licenca (nije proširiva)  
   XP2.5 (2 korisnika, MS Windows XP)  

NAPOMENA:

  • Ova verzija programa radi samo na OS Windows 7 SP1 ili više! Za rad u OS Windows 7 SP1 potrebno je instalirati zakrpu „Windows update KB3033929.“

Online naplata putem Avangate

Aster korisničko uputstvo (engleski)

User Guide for ASTER v2.16

1. Installation

1.1 Install the Aster software – run the installation package Setup_ASTER216.exe

2. ASTER installation identifier

With effect from version 2.12, ASTER automatically generates a backup copy of information about active licenses to save on the software licensing server. This copy allows for recovering all your activated keys by several clicks. It can be useful in the event of crash, disk formatting, or if you cannot remember serial numbers and have to restore all purchased licenses. The backup copy is created after every activation and sent to server.

To identify your computer, each operating ASTER copy gets a unique identifier which is automatically created in the first run of an ASTER version when the following information message is displayed:

After pressing «OK» the unique identifier is created and displayed in the following window:

You must save it in a safe place, for example, your notepad or any cloud storage. Better not save this ID in the same computer otherwise it may disappear in the event of a system crash.

Further on this ID will be displayed in the bottom left corner of the software main window «ASTER control»:

3. Trial period and license activation

By default, ASTER has a 30-days trial period. During this period, you can test all functions of the program and make the final decision of buying it. You will be able to use ASTER with no functional limits until the trial period expires. After the trial period has expired, any attempts of starting the program will make the user go either through the license activation procedure or through software uninstallation. To continue you have to purchase and activate the license.

 

During the trial period after launching the program, a window will pop up with the request to enter the activation key and with the information about the duration of its free use. You can also go to the activation procedure from the «About» page at any time. To activate the product you need Internet connection. Click the «Register» button to start the license activation procedure, enter the activation key and click the «Activate» button. After the successful activation, you will need to restart the program ASTER Control, as you will be offered to do.

The purchase and activation of the permanent license (unlimited by time) gives you the right for an additional 30-day trial period. This period will allow you to test ASTER with more terminals, and possibly make a decision of buying extra workplaces. All your purchased licenses are added up. However, you should remember that currently the number of ASTER terminals is limited to 12.

The count of the used days of the additional trial period starts only after the test terminals activation. It allows you to make a decision about the expediency of buying the extra licenses later, when you make sure that your computer operating system allows working comfortably with the existing workplaces, and you want to check the possibility of increasing the number of terminals. You can activate extra trial terminals using the activation dialog mentioned above (you will see the button «Activate Trial Terminals»), or from the context menu in the «Terminals» tab:

If you have installed the beta-version ASTER V7 v2.0, you should deinstall it and install the release version, otherwise the activation will not be successful! Moreover, the key will become invalid until we solve the problem which you asked the helpdesk to solve!

Upgrading the keys from the previous versions of ASTER.

Beginning from version 2.15 a special interface has been added for sending requests for upgrading the keys from the previous versions of ASTER XP and V7 with the keys of version 2.xx. In the activation dialogue the «Upgrade Key» button has been added. When you press it you will see the dialogue box for sending the request for upgrading the key:

To make the list of keys to be upgraded you have to enter the key in the upper box. The zoom button allows one to find the entered key in the old keys database. If the key has been found, a window with its parameters will appear. In order to add the key into the list for upgrading press the button with the «plus» sign. Adding the key into the upgrading list requires confirmation, if, due to some reasons, the information about it has not been found in the database. You can delete the key from the updating list by pressing the button with the «minus» sign to the left from the key.

To generate the new key you must enter you first and last name and real e-mail address in the corresponding boxes and press the “Submit” button. After your request has been processed the email address you have submitted will receive the mail with the new keys or the coupons for a 50% discount for purchases in the online shop depending on the time which has passed since you activated the old key.

Packet activation identifier

Contrary to the ordinary activation ID (serial number) which is mostly intended for ASTER activation on a single computer, using a packet activation ID (packet serial number) ASTER may be activated on several computers. The packet serial number is useful in multiple ASTER installations, for example, in companies, or while distributing computers with preinstalled software including ASTER. Personnel responsible for ASTER multiple installation and activation on many computers have only to save and use just one (packet) serial number, and not a lot of different numbers for which one has to remember binding of the number with a specific computer.

The packet serial number is inherently an identifier (reference) of several ordinary serial numbers of the same type. While purchasing a packet serial number you have to indicate a license type (Home or Pro), for the Pro license you have to give a number of ASTER workplaces to be licensed on all computers and a number of computers where you suppose to use a packet serial number. Please be aware that the licenses in the package will be absolutely identical, that is the same type (Home/Pro) and the same number of workplaces on each computer. In generation of a packet serial number there is created the indicated number (equal to the number of computers in order) of ordinary serial numbers and for this packet of ordinary serial numbers one unique packet serial number is created that you will obtain (together with a list of ordinary serial numbers herein).

Manual activation by the packet serial number is carried out in a completely similar fashion as activation by an ordinary serial number i.e. you enter this number in the relevant dialog activation box. The packet serial number is sent to the ASTER license server, where the server selects from the relevant package a free (i.e. not yet activated) ordinary serial number, activates it and attaches to the computer which sent the activation request. In case of a repeated activation request from the same computer the server finds out the corresponding entry and sends the registration information which already is in the database. In other words, in accidental (or intentional) repeated activations the new ordinary serial number will not be spent.

ASTER master license

One of popular methods of ASTER installation is the mass distribution of ASTER as a part of a hardware and software system, for example, for the IT room.

The technology is as follows. On a computer (hereinafter referred to as a master computer) the operating system is installed, further a predetermined software setup including ASTER. After installation of ASTER on that computer the ASTER Master License is created with the designated packet activation ID. Afterwards copies (clones) of a required number of similar disks are made from HD of this computer. Further these clones are installed in clone computer s of the master computer, i.e. the computer with the same hardware setup. When on the clone computer ASTER Control is run, it finds out the Master License on disk, and practically without operator’s interference performs ASTER activation by the packet serial number which is a component of the Master License. It greatly improves the ASTER activation process on multiple computers within this delivery structure.

ASTER Master License creation

First of all, you have to purchase the ASTER packet serial number of the required license type for the needed number of computers.

After ASTER installation on the master computer and functional check of the entire supplied software system (including ASTER) on this computer you have to run ASTER with the option –make-master, for this purpose you have to perform the following command (closing beforehand ASTER Control, if it is in operation): asterctl–make-master

You will see the following:

Enter the purchased packet serial number in the box «License Package»; if you wish for security to protect against the usage of your packet serial number by unauthorized persons, enter the password in «Password». In this case, in ASTER activation on clone computers it will be necessary to enter this password.

Hereupon press the Create ASTER Master record button. As creation of the Master License implies removal of all existing ASTER licenses you must confirm this step:

Naturally, for creation of the Master License you will be asked to present administrative privileges.

After this operation you may start to clone the master disk for the required number of clone disks.

From now on you cannot run ASTER on the master computer until you clean the master license from the master computer:

In order to remove the Master License from the master computer (and also from the clone computers if appropriate), you have to perform the command (shown in the previous screenshot): asterctl –clean-license

After that the ASTER Master License will be removed from the computer and you can use it for creation of the next set of clone computers for another contract/purchase order for your hardware and software system.

Automatic ASTER activation

An (almost) auto ASTER activation takes place in initial startup of ASTER Control on the clone computer if software finds out the Master License on disk. If the Master License was created without password protection only a proposal to activate ASTER will be displayed. If the master license in the course of creation was password protected you have to enter this password. After entering the password (if need be), and pressing the Activate button, all that is needed from the operator is to click to confirm elevation of privilege up to the administrator level. Further activation will be made automatically in unattended mode.

4. License recovery from the backup copy

ASTER licenses are recovered from the backup copy in «ASTER Activation Dialog» (to get it press «Registration» on a tab «About»).

5. ASTER license deactivation

You may deactivate all or a part of the purchased ASTER licenses. You may need it, for example, if you have to transfer licenses to another computer, or to correct your errors in the product activation (you confused serial numbers and as a consequence activated the license not on the computer for which it was intended). Deactivation is performed in the window «ASTER Activation Dialog», on a tab «Restore/Deactivate», and includes several steps. As a result of deactivation process, the licenses you have chosen become invalid and instead of them you will get the new equivalent licenses.

The first step is generating requests for license deactivation. Press the button «Prepare Deactivation». The window appears with a list of valid licenses activated on this computer as follows, select licenses you want to deactivate:

Enter a message where it is advised to denote the deactivation reason, and, though it is essentially not encouraged, you may indicate in the letter your specific wishes concerning deactivated licenses. For example, you may link the licenses you will get instead of deactivated ones to the other name/or Email address (see below).

Change if appropriate the name and the address in boxes: «Your Name» and «Your E-mail». They will be used in generation of new serial numbers which you will get instead of deactivated ones.

Further press «Send» Your request will come to the license server to be processed by the ASTER support team. You will receive the message on successful request sending:

It has a unique number of your request which is advisable to save for security (for reference if any problems arise).

At present, due to some limitations of the license server, the processing of deactivation requests cannot be fully automated, and can take some time. During this period, the licenses you have chosen for deactivation remain valid, and you can use ASTER. At each startup the program «ASTER Control» will check whether the requested data is ready, and when your request has been processed you will get notification in form of the popup box with the following message, or in form of notification on the taskbar if the ASTER icon is iconified in the bottom left corner:

After you receive this notification you may deactivate licenses.

To do this, press «Deactivate Licenses» in the box «ASTER Activation Dialog» on the tab «Restore/Deactivate». The software will get in touch with the license server, read out information required for deactivation and request to confirm deactivation:

If yes, deactivation of selected licenses will be carried out and instead you will get new keys which will be displayed after deactivation (information on a number of places for that key is given within brackets):

Copy them and use at your discretion.

If for some reason you could not have saved the new provided keys (for instance, inadvertently closed the last dialog), don’t worry. Just repeat the last step of activation (starting from pressing «Deactivate Licenses»), and you will get a list of new keys again.

6. Information sent to the license server

Supporting of license deactivation and backup copies involves sending some information to the license server. This includes just the following data:

7. Check for a new version

When calling up a program «ASTER Control» with full administrative privileges (Run as Administrator) the tab «About» will display the reference Check For Updates. By pressing this reference the software connects to the ASTER license server, and if the server has a fresher version than you will get information about this updated version:

When you press «Download» you will be asked to download that version.

8. ASTER licensing and upgrading terms

Attention! The ASTER license is valid only for one computer – with unchanged CPU and HDD it remains valid with any changes of hardware/software including disk formatting, Windows reset, etc. All ASTER licenses except Home can be used for an unlimited time. The validity of the license ASTER Home is 1 year.

There are several types of licenses for the software:

  • Pro for 2, 6 or 12 working places for an unlimited time. This license also allows for connecting additional terminals (up to 12) by activation of additional licenses Pro. The basic license for 2, 6 or 12 working places may be activated or transferred only entirely – a partial activation at several computers is not supported.
  • Pro for working place. This license is intended for an unlimited time, but it allows only connecting additional (up to 12) terminals for the already available basic licenses Pro – it cannot be activated independently without the preset basic license.
  • Home – only 2 terminals for 1 year. The version Home is sold only with the annual license, i.e. within 1 year after activation you will have to purchase a new license. Also, the version Home supports only 2 working places and cannot be expanded for more.

All ASTER versions throughout the year after activation can be upgraded to the latest ASTER version free of charge. The version 2.00 and higher are upgraded automatically – without entering a new key, for previous versions please send the operating activation key to upgrade@ibik.ru– we will send a new key to you.

After 1 year all versions except Home can be upgraded at 50% discount: for versions 2.x and higher you have to purchase a special license for extension of the upgrade validity, for the rest – just send the operating activation key to upgrade@ibik.ru – we will send the 50% discount coupon to you.

Attention! To connect additional workplaces in the Pro-version of the ASTER – buy and activate an additional license Pro x1/x2/x6, but keep in mind that the number of workplaces ASTER on one PC – no more than 12. Before payment, you have to switch on an additional working place in the test mode and check its efficiency with a specific configuration of hardware/software.

9. ASTER Configuration

In order to start the extra workplaces successfully, at first you need to configure the ASTER software, assign to each workplace a monitor, a keyboard, a mouse and a sound card, if necessary.

Before you start the ASTER configuration, remember the following important information:

  • most of the changes in the parameters you will be making in the ASTER Control program, are stored in the program memory and will not be written on the disk until you press the «Apply» button. Initially this button is inactive, but it will be activated when there are changes to be saved.
  • Some configuration changes will take effect only after rebooting the computer. A display that a change in configuration requires a system rebooting is the «Reboot System» button appearing in the bottom left corner of the program window ASTER Control.
  • When you close the ASTER Control window, you will be notified that you should save changes if you have forgotten to do it, and in case you need to reboot the system, you will be offered to do it.
  • The ASTER Control program starts automatically when a user enters the system in the first (main) workplace. If you have not made the configuration of workplaces yet, the program will be opened in the other window, otherwise after the automatic start the program will be iconified in the Task Panel (system tray).
  • When closing the window ASTER Control in the first workplace, the program doesn’t finish its work, but is minimized to a system tray. In order to finish its work choose the option «Exit» in the context menu of the program icon (the menu is called by clicking with the right mouse button on this icon). If you are not in the first workplace (it is possible, if ASTER has already been started), then you can launch the ASTER Control program from the Start menu

9.1 After launching the program, a window will pop up, in which you configure the ASTER software. Control elements (signs, buttons, lists, etc.) are accompanied with prompts such as «What is this». So, if you are not sure of the purpose of a particular element, you can always call this prompt. The simplest way to do it is with the hotkey – press Shift and F1 on the keyboard simultaneously. The other two ways to do the same: in the context menu (the right mouse button) choose the option «What is this», or if a window headline has a pictogram «?», click on it. Then the cursor will change its shape to the arrow with the question mark; point it to the control element which you need and press the left mouse button.

9.2 When you start the ASTER software for the first time, you should assign the monitors to the workplaces right away. Otherwise, the starting of extra workplaces will be impossible due to the absence of monitors for making desktops. It is necessary to assign the monitors before starting the extra workplaces.

Other devices can be assigned later. You can assign the monitors and other devices in the «Terminals» tab of the ASTER Control panel. In this tab matching workplaces (terminals) and devices are shown graphically. Every terminal looks like a small window filled with devices. There is a «System» window in the top left area which includes a short list of all available devices on your computer. You can allocate them between the terminals. A system units depicted at the top of the System window, it has a context menu with options for different global system parameters. In the window below there are three buttons «Spares», «Shares» and «Inventory».

When you press these buttons, the panels for viewing the devices are opened or closed. The «Spares» panel includes the devices which are not assigned to any terminals, the so called free devices. The «Shares» panel includes the devices which are used by all terminals, the so called shared devices (note that the shared devices are not shown in the terminal windows in order to make them look simpler). The «Inventory» panel shows all the devices on your computer which can be allocated between terminals. You may change the picture scale using the hotkeys: the simultaneous pressing of the keys Ctrl and “+” zooms in the picture, Ctrl and “-“ zooms out. At the same time the scaling area depends on the current cursor position: if it is in the System window, the pictures in the panels «Spares», «Shares», «Inventory» are being scaled; otherwise it is the windows of the terminals.

The «Inventory» button (and the corresponding panel) is hidden by default. In order to see it you need to choose «Terminals Tab Settings» out of the tab context menu (click the right mouse button on the space free of Terminals and System windows) and check the option «Inventory» in the appearing dialog box.

In the group «Terminals» of the dialog box «Terminals Tab Settings» you can choose which terminal windows to show and which to hide. Also, pay attention to the option «Displays without monitors» in this dialog box and to the semitransparent (turned off) pictures of displays in the windows Terminals and System. In fact, the pictures of displays at the «Terminals» tab are the video surfaces of your video cards, which can be potentially connected to the real video outputs and to the monitors correspondingly. The semitransparency of the display picture means that this certain video surface is not connected to a monitor at the current moment. The option «Displays without Monitors» determines whether such displays will be shown in the ASTER Control program or not. By default, it is not marked and semitransparent displays are not shown. A display can be semitransparent even when the monitor is connected to a video output physically and powered on. It can happen when this monitor is not included into the Windows desktop.

Therefore, when you configure ASTER for the first time, it is strongly recommended that you connect all the monitors to the video cards, extend the desktop onto all the monitors and setup desired resolutions for them to ensure the monitors are properly configured and functioning well. So, you can minimize the amount of semitransparent (turned off) displays and you will get a better choice of displays to allocate them between the terminals by easy visual means.

You can expand the desktop and set the resolutions of the monitors using the item Display of the Windows control panel (Control Panel->Display-> Change Display Settings). To open this item directly from the program ASTER Control press the right mouse button at the system unit picture of the «System» window and choose the option «Desktop Settings» from the popping up context menu. Also, most of system settings are available through the context menu of the system unit icon in the «Terminals» panel.

You have probably also noticed that some devices are shown: in a special way: in the niche behind the grid. They are the so called «On Unlicensed terminal» – the devices, assigned to the workplaces, which are not available at the moment because you have bought just a few licenses, and a device is assigned to the terminal with the number exceeding the amount of your licenses. Such a situation can occur, for example, after you have assigned a device to the terminal with the big number in the trial period, and then have bought the license for fewer terminals. If you point the cursor to such a device, you will see in the popping up prompt to which terminal this device is assigned (the assignment of a device is in the parentheses after its name). You can keep the device in this state of «On Unlicensed terminal» to save the its association with the terminal for the future, or you can assign it to your available terminal.

9.3 Allocation monitors

When you assign the monitors to the workplaces several options are possible:

  • If you have just one graphics card installed and two or more monitors connected to it, you can use every individual monitor to run a workplace. As a result, several workplaces will run on a single graphics card.
  • If you have several graphics cards installed, you can setup each graphics card with all its monitors for the exclusive use by a workplace. As a result, every workplace will use its own graphics card (recommended for more efficient operation of graphic applications and a better gaming experience).
  • When you have some graphics cards with the possibility of using two or more monitors connected to each card, you can use all the connected monitors separately or in groups to run the additional workplaces, in case separate graphics cards are assigned to the workplaces with several monitors (in other words, a workplace with several monitors cannot share any of its graphics cards with another workplace).

If you run the ASTER Control for the first time, all monitors will be assigned to the first terminal, as a rule. The easiest way of assigning a monitor (or any other device) to a workplace is by Drag & Drop: click the left mouse button on the monitor picture (or other device) whose assignment you want to change, drag it to the desired terminal and drop the mouse button (drop the device into the terminal). Don’t forget that the «System» window includes the panels in which you can find the devices that cannot be seen in the terminal windows at the current time. You can drag and drop the devices both between the terminal windows and between the terminal windows and the buttons and panels of the «System» window (forbidden destination will be denied).

Not every match between the device and the terminal will be available because there are conflict configurations that won’t work. In the simplest cases the unavailability of the drag and drop destination will be shown by changing the cursor (a restriction sign will appear – a strikethrough circle). In case of monitors assignment it is very easy to get a conflict and not always evident how to avoid or solve it. That is why the automatic resolving of conflict situations for monitors is used: when the monitor is dropped at the terminal window, the configuration availability is checked. If conflicts are discovered, the situation, according to certain rules, is transformed into a conflict-free one. At the same time the monitors which are deleted from the terminal windows with the purpose of resolving the conflict are placed into the «Spares» panel (and this panel will open if it was closed).

One of the questions appearing in assigning the monitors (and other devices) to the workplaces is how to match the real computer equipment and the pictures showing the equipment in the ASTER Control program? Some methods facilitating this task are realized in the program:

  • When the mouse cursor is pointed at the device picture, the prompt pops up where you can see the name of the device. For example, for the monitors you can see a monitor model (if it is possible to define it), the video card model and to what video output the monitor is connected. However this method is not useful if your computer has many devices of the same type from one vendor.
  • Some types of equipment (e.g. the keyboard, the mouse, the loudspeakers) can indicate their activity. For example, when you move the mouse or press the keys , then the corresponding pictures are put in a blue box, indicating that the device is active.
  • Some devices allow setting a forced device self-display. If the device context menu (called by clicking with the right mouse button on the device picture) has an option «Device Display», it means that self-display is available for this device.

When you choose this menu option, a physical device display will be on for this picture during several seconds. A method of display depends on the device type. For example, for the monitors the display is performed as follows: the monitor number will be displayed on the corresponding real monitor (it is one or two numbers, the first of them is the sequence number of the video card, the second one is the number of this card video surface). Based on the monitor number, you will easily match the real device and its picture in the ASTER Control program. A display of the audio devices (loudspeakers) is carried out by playing a little tune through the corresponding equipment.

  • Another method of discovering a picture for real equipment is the method «disconnect/connect». If a device allows «hot» connection and disconnection (for example, a USB device), then you can do the following: disconnect (pull out) the device, and some time later — connect it back (put it in). In the ASTER Control program window you will see the just connected device in the flashing purple frame. However, if necessary, the corresponding panels of the «System» window will be open and the scrolling of the «Terminals» tab will be performed so that the picture of the device would be seen at the screen.

Besides the Drag& Drop method, the assignment of a device to a terminal might be done through the device context menu, specifically the option «Terminal assignment». A dialog box will pop up, its appearance depending on whether a device allows the shared use by several terminals or not.

In the first case you can tick the boxes near several numbers, disconnect the device from all the terminals (send it to the «Spares»), or assign it to all terminals (put it into the «Shares»). In the second case you can assign just one terminal or send it to the «Spares».

The context menu for the monitors can also include the «Hardware Cursor» switch. It appears only for shared video cards (video cards used by several terminals). The switch allows to choose whether the hardware or the software cursor must be used for this monitor. If the hardware cursor is used, then the icon showing a cursor is highlighted gray, if the icon is shown without highlighting, then the software cursor is used. To change the parameter to the opposite one click the left mouse button on this menu item:

Software cursors are totally independent from each other, but they can communicate in the wrong way with the intensive graphics in the applications (can leave trails when moving or totally disappear from the display).

Hardware cursors do not communicate with the graphics in the applications (don’t leave trails and don’t disappear), but they can’t have different shape on the monitors of one graphics card. Hardware cursors suit better for games and full-screen graphic applications where a clear cursor visualization is more important than its shape. For other applications we recommend using software cursors. Different monitors of one graphic card can use different types of cursors (for example, a gaming place monitor can use a hardware cursor, and the other monitors – software cursors).

9.4 After you have assigned the monitors to the workplaces, you can start ASTER and run extra workplaces. To run ASTER press the button «Enable ASTER and reboot PC» at the «Extended Settings» tab of the ASTER Control panel. The program will request the confirmation of rebooting, and if you answer yes, your PC will be restarted immediately:

If you have troubles with displaying desktop or with running your computer after you have enabled the settings of the new monitors, you can reboot the computer in a safe mode, disable ASTER by pressing the button «Disable ASTER and reboot PC» and then (after the normal computer rebooting with disabled ASTER) make a different configuration of the monitors. To start your computer in a safe mode press button F8 several times at the very start of booting the computer (until you see the Windows logo and the caption «Starting Windows») and choose the option Safe Mode in the menu of starting variants.

9.5 After restarting the computer with the enabled ASTER and set monitors’ configurations, you can run extra workplaces by pressing «Run ASTER» at the «Extended Settings» tab of the ASTER Control panel.

At the same time, you will see a Windows Welcome Screen on the additional monitors. Before you assign the keyboards and the mice to the workplaces, you can make sure all workplaces are functioning well by switching keyboards and mice using hotkey CTRL+F12. If the button «Run ASTER» is unavailable (inactive), it most probably means that the video devices arrangement is not suitable for running extra workplaces (or the monitors haven’t been assigned to the workplaces). In this case try making a different monitor arrangement. Apply it and reboot the computer.

9.6 In certain cases, you might need to disable ASTER. It can be done by pressing the button «Disable ASTER and reboot PC». The program will ask rebooting confirmation, and if you answer yes, your PC will be restarted immediately.

It is strongly recommended you disable ASTER before you run system maintenance tasks, install new graphics cards or update video drivers.

After you have successfully run the extra workplaces, you can arrange your input devices to the workplaces. You can do it using the Drag & Drop technique or the option «Terminals assignment» of the device context menu as it has been described above. If the input devices arrangement was wrong and after applying the settings you have lost control over the computer you can override the arrangement with the CTRL+F12 key. You may have to press CTRL+F12 several times until it moves all the input devices to the setup workplace. Then you can correct the wrong assignment of devices.

As a rule, this hotkey is rarely used since no need to use it arises. However, certain software (for example, Adobe products) may use this key combination. As the ASTER driver catches it faster than the software, it may entail inconvenience. The computer context menu on the tab «Terminals» of the «ASTER Control» program has a menu item «Keyboard/Mice switch hotkey» which allows either for reassigning this key combination or disabling it at all.

After selection of this item a dialog will appear:

Left-click on the input box in the bottom part of dialog and press the keyboard key which you would like to use together with the pressed Ctrl as an ASTER input device switch hotkey. The input box will display the pressed key. Some common combinations (such as Ctrl-F4, Ctrl-C, Ctrl-S, Ctrl-V etc.) are forbidden to use for this purpose. If you press such forbidden key, the content of the input box will not change. Press «Reset» button to disable this hotkey at all.

A new assignment will be considered for only after rebooting.

9.7 You can also assign your audio devices (sound cards) to the workplaces or make them shared by several workplaces. You can also assign the audio devices in the «Terminals» tab of the ASTER Control panel.

Every single sound card may be represented as a set of separate audio devices of different types. You can setup the audio devices belonging to one audio card to the workplaces individually. Unlike other devices, assigned strictly to one workplace, an audio device can be shared by all the terminals and kept at the «Shares» tab. The new assignments of audio devices take effect right after pressing the «Apply» button. However, to register the changes you might need to restart the audio applications which were working at the moment of applying new arrangements.

9.8 The workplaces can be configured in such a way so that there is an automatic login into the system with certain user account data at the start. You can perform this setting at the «General Settings» tab of the ASTER Control panel.

For every workplace you can set a login and a password, which will be used for the automatic login to the system. To do this press the button in the column «Account» in the row of the chosen workplace. A dialog box of account configuration will be opened.

You may use not only your local account for automatic login, but the domain account if your computer is connected to the domain. You have to choose a corresponding option at the switch «Account type». For the local account choose an account at the drop down list «Local account» (the option «Show login dialog» cancels the automatic login from this workplace). If it’s necessary you may also set a password and confirm it:

The button «User accounts» will open the system window «User accounts», where you can see, edit and add accounts if you have enough rights for it.

If your computer is connected to a domain, you can configure an automatic login in the domain. Press the switch «Domain account». The window will change its appearance a little bit.

Enter a domain name, a domain account and, if necessary, a password and its confirmation.

After making the changes press the button «OK» to apply them (and don’t forget to press the button «Apply» afterwards in order to save your changes permanently). Press the button «Cancel» to reject any changes you have made at the configuration dialog box of the automatic login.

In the «General Settings» tab you may also specify selectively which workplaces will be enabled and which will not. To do it you have to choose in the column «State» of the according terminal row the option «Enabled» or «Disabled» from the two-element list (the first terminal is always on, you can’t disable it).

9.9 For the correct work of some network applications at the workplaces (including network games), as well as for the purpose of merging them and separating the identification in the network, you might need to assign different IP addresses to the workplaces. To assign the IP addresses to the workplaces you can go to the «Extended Settings» tab of the ASTER Control panel.

9.10 Connection setup via the proxy server.

If your PC has the Internet connection via the proxy server and you have no direct Internet access, you might face some problems when the «ASTER Control» software requires Internet access for activating the key, the trial period, deactivation, etc. By default the software is trying to connect with the licensing server directly. Beginning from version 2.15 ASTER control can be adjusted for connecting to the Internet via the proxy server.

9.11 find the information about the program, system, licenses for workplaces and the owner of the licenses in the «About» tab:

10. Technical support

In the bottom right corner of «ASTER Control» is added the button

In addition, most error messages are supplemented with a similar button:

Upon pressing the button ‘Support Request’ the following dialog will be displayed:

If you select this dialog from the error message box then in the basis of the text of error message the description of problem will be automatically formed (the image above precisely illustrates this case).

Type of request to Support Team

You may select a request type which is the most suitable for your situation from the Request Type list (upon opening this dialog from the error message box the most suitable type will be chosen automatically). Based on this selection there will be formed the content of the ASTER Technical report, i.e. information that will help to solve the problem, and will be sent to ASTER Support.

Presently, there are the following request types:

  • «Just a question» is chosen when there is no real problem, and you wish to ask about ASTER, its functionalities, limitations and so on. In this case, the report file will contain minimum information concerning ASTER (see below item «General ASTER information» in Chapter Standard ASTER report types).
  • «Cannot activate my license or lost of activation» – as a rule, is selected automatically when activation errors emerge. You should choose this item when you meet other problems with activation and licensing, for example, when suddenly ASTER activation disappears. In this instance, the report file will include information on ASTER licensing (item «ASTER License information»).
  • «ASTER does not work or brings an error at start» is selected automatically with some errors of ASTER services. You may also select this point if in your opinion it is suitable within the context of a specific problem. The report will include data on the system (item «Basic system information»).
  • «My PC keeps hanging, restarting or glitching»’ is chosen if after ASTER installation you meet problems with Windows: deadlock, glitches, blue screen of doom, and other troubles with the operating system which did not exist before ASTER installation. The report will include «Detailed system information».
  • The item «Other issues» is chosen when you cannot decide to what above mentioned type you should assign a problem you are faced with. The report will include «Basic system information».

Description of request

In the box ‘Enter the problem description or a question here’ you have to describe an evolving problem as detailed as possible, or ask about the matter of your concern. Please do not take any chances with this description if you want to get the solution of problem or answer to your question as soon as possible.

Upon opening the dialog ‘Support Request’ from the alert box the description will be automatically formed from the error text. You may add it with your comments or supplements however the text of error report should remain intact.

Email

You have to give a current e-mail address. The e-mail box subject to the existence of ASTER registration (license) is filled from credentials. This box may reflect incorrect or obsolete information. You must check this box and correct if appropriate as this address will be used by Support to send a reply to your request.

ASTER Report content

By default, the ASTER Technical Report content is selected on the basis of the request type you have selected. However you can correct the content by three methods:

  • Select a standard report type using radio buttons in the lower-left part of dialog.
  • Add the report with files from PC which in your opinion (or by request of ASTER Support) will help to solve the problem.
  • Add the report with content of Windows clipboard where you have entered some information for using a standard copy operation (for example, any screenshot).

Standard ASTER Report types

After selection of a request type the content of the ASTER report is formed on a basis of request type by selecting one of the standard report types listed in the lower-left part of dialog ‘Support Request’. You may where applicable (for example, by request of Support) change this selection by radio buttons. A volume of information included in the report is increased depending on position of the radio button top to bottom, i.e. a report type located lower contains information which is located in superior report types, and adds extra data to the report. For request types ‘Just a question’ and ‘Cannot activate ASTER or lost of activation’ a report type is fixed and cannot be altered.

Report types and data herein:

  • «General ASTER information» contains minimum information on ASTER installation: ASTER version, status of services and workplaces startup, credentials if any, number of accessible workplaces, workplace configuration, the internal ASTER errors if any.
  • «ASTER License information» contains, besides above listed, the internal data stored in Windows registry and other structures and responsible for licensing, activation and data logging.
  • «Basic system information» adds to the report some keys of Windows registry used by ASTER, structures which allow for visual reproduction of workplace configuration on the client’s computer, as well as output of the system utility SystemInfo.
  • «Detailed system information» contains the same data as «Basic system information», however in collection of data on Windows configuration instead of the SystemInfo utility the MSInfo32 utility is used which presents more detailed data. The MSInfo32 utility in operation displays the process of data acquisition – please do not press «Cancel» button in this information window otherwise the corresponding data will not be included in the ASTER report.
  • «Detailed debug information» adds to «Detailed system information» data on the latest current Windows minidumps (small storage dumps created by Windows in case of crash and stored on disc). Acquisition of this information requires administrative privilege so the radio button corresponding to this report type is fitted with a standard icon-shield. It may occur that Windows lacks a system option of minidump creation. Then you will be asked to do it:

The report includes three latest minidumps created 7 days at the earliest. If there is no such dumps the relevant message is displayed. Minidumps can significantly increase the size of report, furthermore some problems may evolve in sending the report by mail, thereforewe advise to apply this report type only when you are asked by ASTER Support.

Adding files to report

If you consider that it will assist to solve your problem, or you are required by ASTER Support to do it, you may add the technical report with computer files. To do this, press «Add Files» button in the lower-right part of dialog and select the required files in the standard file opening dialog. The selected files will be displayed in the list below. To remove a file from the list, click cross icon to the left of file name. Clicking file name will open it for view. Opening is performed using an application assigned in Windows for this file type.

Please do not use excessively the opportunity of adding files to the ASTER report as it increases the report size, beyond that certain files not always pass through mail server filters that may keep the request from delivering to ASTER Support.

Adding the Windows clipboard content to the report

Besides files, the ASTER report can be added with clipboard content. Such opportunity is particularly useful for adding screenshots to the report: you need just to select a window to “snapshot” and press the key combination Alt+PrintScreen, to put the screenshot in clipboard, then press «Paste Image» button in the request creation dialog:

Keytop «Paste…» is changing depending on the clipboard content:

  • «Paste image» – if clipboard contains an image
  • «Enter plain text» – if clipboard contains a plain, unformatted text
  • «Enter formatted text» (html) – if clipboard contains a formatted text.

By pressing the button you create temporary files with names ‘clipboard_N’ of the relevant type (PNG, TXT, HTML), these files are added to the list of files attached to the report. You may scroll the content thereof clicking a file name in the list.

From time to time, it is necessary to edit a file received from clipboard (for example, in order to highlight certain elements in screenshot or to paint out private information). An application which opens on mouse click a file in the list of files for report may not support file editing. Therefore this file should be opened by an application which allows for performing the required function. The files created from clipboard have Windows- generated unique names in the temporary directory, and these names do not coincide with those displayed in the list. To get a real name and folder with the file, mouse over the required file in the list, the tooltip will contain the pathname:

Please try to make the volume of transmitted images as small as possible, in particular, use the combination Alt+PrintScreen which take the shot of the selected window only, and avoid using the single key PrintScreen which snapshots the whole home screen.

Remark. The dialog «Support Request» is opened from the error message box in modal regime. In this regime, until the dialog is opened other boxes of «ASTER Control» are inaccessible, so certain difficulties will emerge if you wish to snapshot ASTER Control box. Here two solutions are possible:

  • Move «Support Request» such as ASTER Control box is fully visible, snapshot the whole home screen (PrintScreen) and add it to the report. Further the screenshot may be edited in graphics editor to leave only the image you required.
  • Copy the automatically created problem description in clipboard, close dialog and open it by the «Support Request» button in «ASTER Control» home screen. In this case, dialog will be non modal and you gain an access to all home screen tabs which you will be able to copy. Just after opening the dialog make sure to insert the text of problem description which you have before saved in clipboard!

Reporting

After filling the problem description and making decision on the structure of the ASTER technical report, you have to send a request to ASTER Support Request. To do this, press the ‘Send’ button. It bears repeating that entering your real address in ‘Your e-mail’ is important. Upon pressing the button a zip archive with the technical report will be formed and the request will be sent to ASTER Support team. It may take several minutes. Please wait for completion of this process.

If sending is successful you will get the following message:

Just to be safe, store a request number indicated in the message.

If sending is unsuccessful, you will get the following message:

Error description may vary depending on causes, however in this case you are suggested to send the request through other means – by e-mail.

For that end:

  • You have to make screenshot of this error message and attach it to the letter before sending.
  • Store an address indicated in the error message to send the request (this address may vary depending on the region of residence).
  • Close the error message.
  • Do not close the ‘Support Request’ box to save all entered information and report file!
  • Open your e-mail program.
  • Indicate the Support address (which you have just saved).
  • Copy all information you have entered in dialog in your e-mail program (otherwise you may simply make a dialog screenshot adjusting its size so that all information is seen and attaching the screenshot to your letter).
  • Attach the ASTER Technical report file. File path is shown in the last dialog line:

Clicking this line you copy the file path in the Windows clipboard, and then you will be able to insert it in file opening dialog of your e-mail client. Send the letter and close the dialog.

 

Upravljanje poslovnim sadržajem

Poslovni slučaj za upravljanje poslovnim sadržajem


Zbirka podataka o upravljanju poslovnim sadržajem (UPS) i istraživanju o upravljanju dokumentima

 

Tržište upravljanja poslovnim sadržajem preduzeća (UPS) doživljava rapidan razvoj usled događaja i tehnologija nalik „savršenoj oluji“ koji UPS čine neprocenjivim. Upliv veoma različitog sadržaja iz raznih izvora, kao što su slike, videa, blogovi, korporativne evidencije, elektronska pošta, veb sadržaj i bogati mediji, ukazuju kompanijama na hitnu potrebu da investiraju u UPS kako bi preuzele kontrolu nad svim izvorima sadržaja.

Kompanije zahtevaju UPS sisteme kako bi stvorile red tamo gde postoji haos, a s obzirom na ogromnu količinu podataka koje teže da svakodnevno analiziraju, održavaju i čuvaju, UPS nudi organizacijama sredstva za preuzimanje kontrole, stvarajući radne tokove koji dopuštaju njihovim zaposlenima da budu efektivniji i efikasniji dok se pridržavaju regulatornih pravila regulativa.

Ova bela knjiga citira analitičke istraživačke grupe, industrijske organizacije i poverljive medijske izvore koji se bave izazovima upravljanja informacijama kao što su veliki podaci, mobilnost i oblak kako bi obezbedile uvid u to na koji način organizacije mogu da iskoriste UPS za pozitivne ishode. Sve u svemu, UPS dopušta organizacijama da koriste nove i postojeće izvore sadržaja kako bi podstakle više nivoe efikasnosti i produktivnost. Pored toga, UPS osigurava organizacije od potencijalnih razarajućih narušavanja podataka i gubitaka podataka i kontroliše pristup poverljivim informacijama.

 

Faktori koji podstiču razvoj solucija za UPS

Borba da se savlada i razume ogroman obim podataka nastavlja da povećava održivost UPS sistema kao efektivnog instrumenta za postizanje ciljeva upravljanja informacijama.

 

Stvaranje reda iz haosa

Snažan informacioni napad stvara izazove u upravljanju informacijama:

1,2

Broj godina tokom kog se obim poslovnih podataka u celom svetu udvostručuje. (Izvor: Big Data News)

70%

zaposlenih prilično se oslanja na elektronsku poštu za upravljanje digitalnom aktivom. (Izvor: North Plains)

26%

AIIM tvrdi da 26% korisnika kaže da je upravljanje informacijama u njihovim organizacijama „donekle haotično“.

 

U anketi prisutnih na ARMA događaju u vezi upravljanja zastarelim informacijama:

% prisutnih koji smatraju da štite informacije njihovim gomilanjem

% prisutnih koji ne znaju kako da rukuju zastarelim informacijama

% koji tvrde da će im možda zatrebati

% koji su previše lenji da bi se bavili time

 

Strategija sadržaja je osnovna

U anketi Forestera, ispitanici navode sledeća vrhunska tri faktora koja doprinose nezadovoljavajućoj primeni UPS-a:

70% – Loša strategija sadržaja

26% – Nedostatak usklađenosti IT-a i poslovanja

26% – Problemi korporativne politike i kulture

(Izvor: Forester izveštaj: Poboljšati UPS nivoe zadovoljstva kroz agilnost, analitiku i angažovanost)

 

Poslovni podsticaji: informacija ima svoju cenu

Cena „loših podataka“

20-35% operativnih troškova zarade je izazvano lošim kvalitetom podataka. (Izvor: Big Data News)

600 milijardi dolara finansijskog uticaja loših podataka za američka poslovanja svake godine. (Izvor: Big Data News)

Koji su poslovni podsticaji za poboljšanje vaših sposobnosti u upravljanju informacijama?

49% – Smanjuje troškove

37% – Poboljšava usklađenost sa zakonima, regulativama ili politikama

(Izvor: Forester izveštaj: Informaciona osovina osnažuje vaše preduzeće)

Korisnici žele lakoću korišćenja.

20% primene UPS-a je odbačeno kao ružno ili neprijatno za korišćenje. (Izvor: Gartner)

Globalna primena UPS-a u usponu

Forester tvrdi da 96% anketiranih organizacija planira da poveća sopstvenu primenu USP-a, do 79% tokom 2013. godine.

 

Želim USP na moj način!

Prema Gartneru, do 2016. upravljanje sadržajem će biti personalizovano sa potrebama razvrstavanja u fascikle i procesa skrojenim prema individualnom korisniku.

 

Povraćaj na investicije na UPS

Neporeciva vrednost predloga UPS-a nastavlja da bude njegova veoma efektivna sposobnost da efikasno organizuje, obezbedi i obradi informacije iz rastućeg broja izvora. Prema Nucleus Research, povraćaj na investicije nastavlja da raste.

 

USP vraća dividende

  • 7,50$ – Savremeni USP sistemi isporučuju 7,50$ za svaki utrošeni dolar – od 23% od 2012. godine.
  • 62% organizacija postiže direktne beneficije od implementacije UPS-a kao što su smanjena papirologija i broj zaposlenih ili izbegavanje provizije servisnog biroa.
  • 38% organizacija postiže indirektne beneficije od implementacije UPS-a kao što je produktivnost.
  • 56% USP donosioca odluka identifikovalo je automatizaciju procesa kao vrhovnu oblast povraćaja na investicije.
  • 33% organizacija je identifikovalo smanjenje papirologije kao drugu najvažniju beneficiju od implementiranja UPS-a.

 

Narušavanje bezbednosti: Zaposleni koriste neautorizovane solucije za deljenje datoteka

Zaposleni nastavljaju da rizikuju poverljive informacije kompanija korišćenjem personalnih aplikacija za deljenje datoteka – i ako je primena takvih instrumenata zabranjena. Neregulisana primena ovih aplikacija predstavlja ozbiljnu pretnju za bezbednost i kompatibilnost budući da osoblje može eksterno deliti osetljive informacije ili čuvati dokumenta na svojim personalnim uređajima izvan upravljanja organizacije. Organizacije moraju da pronađu pravi balans između obezbeđivanja tehnologije koja omogućava saradnju i lakog pristupa informacijama sa merama kompatibilnosti.

 

Neovlašćeno deljenje datoteka dovodi organizacije u rizik

  • 63% zaposlenih koristi svoje personalne solucije za deljenje datoteka i sinhronizovanje na radnom mestu. (Izvor: M-Files)
  • 46% zaposlenih je delilo osetljiva poslovna dokumenta preko njihovih personalih solucija za deljenje datoteka i sinhronizovanje. (Izvor: M-Files)
  • 70% zaposlenih ne zna da li postoje važeće polise koje zabranjuju primenu personalnih aplikacija za deljenje datoteka. (Izvor: M-Files)

Potera za papirom

Iako su mnoga poslovanja napravila ogromne korake u naporu da postanu „kancelarije bez papira“, jasno je da još uvek nismo dotle stigli. Očigledno je da se kompanije još uvek uveliko oslanjaju na papir, što zahteva štampanje, kopiranje i arhiviranje, stvarajući efekat talasa koji utiče na produktivnost celokupnog preduzeća i sposobnost da se ispune kritični rokovi, i na kraju, može dovesti do merljivih gubitaka zarade.

 

Potera za papirom je nanela skupe gubitke u produktivnosti i okruženju

10.000 – EPA tvrdi da prosečan radnik u SAD godišnje koristi ovoliki broj papira za kopiranje. Zbirno, to je 4 miliona tona kopir kapira godišnje.

66% svih kompanija ima inicijativu da smanji upotrebu papira. (Izvor: IDC)

24-31% – Količina za koju organizacije planiraju da redukuju godišnji obim papira. (Izvor: IDC)

Više od 50% ispitanika štampa papirne kopije kako bi dobili potpise koje nose na sastanke. (Izvor: AIIM).

Potpisi su još uvek „zaglavljeni“ u papirnom svetu, kaže AIIM anketa:

Potpisivanje dokumenta je razlog broj 1 zbog kog poslovanja još uvek koriste papir. (Izvor: AIIM)

 

Osposobljavanje mobilne radne snage

Oblak i mobilni uređaji su postali snažne i osposobljavajuće platforme koje omogućavaju zaposlenima da pristupe potrebnim informacijama iz bilo koje lokacije u svetu. Međutim, trend ka PSU (ponesi sopstveni uređaj) je nešto što mnoge kompanije nastoje da savladaju.

 

Upravljanje mobilnom radnom snagom bez kršenja pravila

60% zaposlenih će stupiti u interakciju sa korporativnim sadržajem koristeći mobilne uređaje. (Izvor: Gartner)

57% – Prema Foresteru, 57% se nalazi pred izazovom da balansiraju bezbednost sadržaja i pristup mobilnom uređaju. Svidelo se to vama ili ne – personalna i korporativna mobilnost se stapaju.

2/5 – Dva od pet radnika mlađih od 30 godina kaže da im mobilna politika kompanije zabranjuje da koriste uređaje koje im je izdala kompanija za aktivnosti van posla. (Izvor: AIIM)

3/4 – Troje od četvoro kaže da se ne pridržavaju uvek ove politike. (Izvor: AIIM)

 

Obezbeđivanje vaših informacija u Oblaku

Prema AIIM anketi: Sadržaj u Oblaku

  • 41% ispitanika smatra da će oblak biti de facto opcija za primenu opštih IT aplikacija za 3 godine.
  • 46% ispitanika smatra da će aplikacija za upravljanje dokumentima i sadržajem biti oblak po izboru za 3 godine.
  • 50% organizacija će upravljati sopstvenim sadržajem koristeći hibridnu arhitekturu sadržaja do 2018. (Izvor: Gartner)
  • 46% organizacija, predviđa Gartner, čuvaće osetljive podatke klijenata u javnom oblaku do kraja 2015. (Izvor: Gartner)

 

Zaključak

UPS solucije nastavljaju da pružaju organizacijama dokazanu i pouzdanu soluciju za efektivno prikupljanje, skladištenje, upravljanje i deljenje sadržaja. Kako UPS tehnologija nastavlja da se razvija i sazreva, organizacije će moći da iskoriste UPS za funkcionalnije aplikacije koje takođe podržavaju partnere, klijente i ostale eksterne aktere. UPS sistemi će nastaviti da omogućavaju kompanijama da se pozabave kritičnim pitanjima, uključujući bezbednost, kompatibilnost i upravljanje ubrzanim stvaranjem sadržaja iz mnogih izvora, uključujući mobilne uređaje.

Pitanja i statistički podaci obezbeđeni u ovom dokumentu grade slučaj za implementaciju UPS sistema kako bi se izbegao rizik usled gubitka podataka, nekompatibilnosti, opšte operativne neefikasnosti, ali i izbegao potencijalni legalni istup stvaranjem sistematske i organizacione kulture efikasnosti.

Preuzmite tekst u PDF formatu

Za više informacija, posetite www.m-files.com.

Inteligentan sloj metapodataka

Pristup ECM-u baziran na interoperabilnoj riznici

Današnje okruženje poslovnih informacija: komplikovano, haotično i eksplozivno

Upravljanje poslovnim informacijama je danas složenije nego ikad pre. Količina podataka eksplodira – prema Fondaciji za naučno i industrijsko istraživanje, najvećoj nezavisnoj istraživačkoj organizaciji u Skandinaviji, u poslednje dve godine je generisano preko 90% svetskih podataka – i to se ne usporava. Kao rezultat toga, pojedinačnim preduzećima je sve teže da efektivno upravljaju informacijama koje su im potrebne kako bi obavili posao i ostali konkurentni.

Kao da bavljenje tako velikim i rastućim količinama informacija nije bilo dovoljno teško, one su i često rasute u mnoštvu različitih sistema i skladišta, uključujući zajedničke mrežne diskove, elektronsku poštu, tradicionalno upravljanje dokumentima i sisteme za upravljanje poslovnim sadržajem (ECM), kao što su SharePoint, OpenText i Documentum, kao i novi servisi za sinhronizovanje i deljenje datoteka, kao što su Box, Dropbox i OneDrive.

Neki od ovih starijih nasleđenih sistema bukvalno se jedva održavaju u životu i bivaju potisnuti, dok su drugi novi servisi sa čestim dopunama. Da bi stvar dalje bila konfuzna, višestruki različiti interfejsi usporavaju usvajanje od strane korisnika što smanjuje efikasnost i produktivnost.

Ukratko, današnje okruženje poslovnih informacija je haotično, komplikovano i skupo, i u terminima troškova aktuelnih sistema i u neophodnosti IT resursa da ih održavaju. Ono što je jasno jeste da jednostavno dodavanje drugog tradicionalnog skladišta ili sistema nije odgovor.

„Stari“ pristup: migracija podataka, informacioni silosi i zavisnost od proizvođača

„Stari“, ili tradicionalni, pristup upravljanju informacijama (kako se one klasifikuju, organizuju, obrađuju i obezbeđuju) prevashodno je bio baziran na tome gde je sadržaj ili informacija bila sačuvana. U stvari, suštinski za sve sisteme upravljanja informacijama (npr. upravljanje poslovnim sadržajem, upravljanje dokumentima, upravljanje evidencijama, itd.), da bi se stekla vrednost od sistema sadržaj je morao da boravi u tom sistemu. Kao takav, jedna od prvih prepreka za puštanje ECM sistema u proizvodnju bila je migracija podataka, a to nije ograničeno samo na starije sisteme, čak su i novi servisi poput Box-a i Dropbox-a zasnovani na zahtevu da se informacije prvo moraju premestiti u te sisteme.

Iako zahteva dosta vremena i novca da se informacije samo premeste, korišćenje novog sistema takođe zahteva značajan napor za upravljanje promenom, budući da često mnogi korisnici i menadžeri ne žele promenu, ne zbog toga što su naročito srećni sa starim sistemom, već zato što bi radije da zadrže ono što im je poznato nego da pređu na nepoznato.

Averzija prema promeni i problemi koji okružuju migraciju često vodi do „zavisnosti“ od proizvođača, čime preduzeća postaju okovana za sudbinu proizvođača kog su izabrali. Štaviše, kako nastaju nove potrebe, pre nego da se bave poteškoćama upravljanja promenom i migracijom, novi sistem se nabavlja kako bi rešio naročiti zahtev, što vodi do proliferacije sistema i „informacionih silosa“ sa različitim korisničkim interfejsima i ograničenom interoperabilnošću koja sprečava produktivnost i saradnju. Na žalost, što je kompanije veća, to je obično i više silosa.

Gotovo svi ECM sistemi danas koriste paradigmu centriranu oko lokacije i baziranu na fascikli. U suštini, način na koji se informacijama upravlja gotovo u potpunosti je baziran na tome gde su informacije sačuvane (npr. u kojoj fascikli, lokaciji, biblioteci, itd.). To je metodologija koja je stara preko 30 godina, čitav životni vek u tehnologiji. Čak i relativno novi servisi za sinhronizovanje i deljenje datoteka, kao što su Box i Dropbox, u osnovi samo premeštaju tradicionalni sistem fascikli u oblak.

Paradigma fascikli ima dve fundamentalne mane.

Prvi problem je taj da informacije moraju biti na više od jednog mesta. Lokacija varira u zavisnosti od uloge osobe kojoj su informacije potrebne i toga gde se informacija nalazi u njenom životnom ciklusu. Na primer, ugovor bi mogao biti značajan za prodavca na osnovu kupca ili klijenta na kog se odnosi, ako treba da se obnovi, ili je moguće deo nerešene legalne akcije. Sada pomnožite ovu varijaciju u čitavom rasponu sadržaja i aktera u poslovanju. U suštini je nemoguće stvoriti pojedinačnu strukturu fascikle koja se efektivno može pozabaviti ovom situacijom. Rezultat je taj da nastali sistem funkcioniše na nedovoljno optimalan način za svakoga.

Drugi problem je taj da su strukture fascikli u potpunosti subjektivne. Ljudi različito pristupaju problemima, i generalno organizuju stvari na načine koji za njih individualno imaju smisla. Stoga su strukture fascikli koje kreiraju različiti ljudi uvek različite. Razmislite kako bi to moglo da varira od odeljenja do odeljenja u istoj kompaniji, ili u različitim kompanijama u istoj industriji, da i ne spominjemo različite kompanije u različitim industrijama. To ne može biti pomireno bez forsiranja neke statičke, nedovoljno idealne strukture na način od vrha naniže. To je stari način.

Novi pristup upravljanju informacijama: sadržaj je kralj

Novi pristup je sav u vezi sadržaja, šta je to informacija i da li je ona relevantna za tekuće potrebe pojedinca ili poslovanja. Ta potreba može biti, i generalno jeste, različita za ostale. U savremenom, „šta je to vs. gde je to sačuvano“ pristupu, bilo koja informacija se može „pojaviti“ u višestrukim „mestima“ na osnovu sadržaja bez dupliranja sadržaja. Ta mesta nisu fiksna, ona su dinamična. Jedan, jedinstveni ugovor se može pojaviti u pretrazi sa ostalim informacijama koje se odnose na kupca za prodajno, kao i sa nerešenim pravnim ugovorima nezavisno od kupca, za pravno odeljenje.

Dalje, novi pristup je kompletno objektivan. Ugovor je ugovor bilo da se nalazi u prodajnom ili pravnom odeljenju. Štaviše, ova činjenica je konstantna ne samo u raznim odeljenjima u istoj kompaniji, već i u različitim kompanijama u istoj industriji, pa čak i u različitim kompanijama u različitim industrijama. Iz ovog objektivnog temelja potiče preciznost. Još više, on je konceptualno intuitivan. Svi znaju na čemu rade. Međutim, nagađanje gde se šta nalazi ili bi trebalo da bude sačuvano, potpuno zavisi od toga ko postavlja strukturu fascikle. Neefikasnosti nastaju kada je osoblje primorano da provede vreme tragajući za informacijom ili pokušavajući da utvrdi gde da smesti informaciju.

Ovo je novi pristup, i visoko je personalizovan, i odnosi se na potpuno nov dinamičan način za organizovanje, obradu, obezbeđivanje, zadržavanje i odlaganje informacija.

 

Metapodaci – temelj novog pristupa

 

Šta je, stoga, to što podstiče ovu dinamičnu, personalizovanu budućnost svesnu sadržaja? Metapodaci. Metapodaci su pogon za novu savremenu arhitekturu upravljanja informacijama i omogućavaju definisanje toga šta je nešto i na šta se odnosi na objektivno precizan i intuitivan način.

Na primer, radije nego da se predlog koji se odnosi na izvestan račun ili projekat čuva u fascikli računa ili projekta (setite se dileme o informacijama koje moraju da budu na više od jednog mesta), osoba treba jednostavno da ga taguje sa računom i projektom, kao i ostalim važnim informacijama, kao što su datum, ili bilo koji drugi važan atribut koji pomaže u njegovom organizovanju, obezbeđivanju i obradi.

Onog trenutka kada se informacija odvoji od lokacije, fokus se premešta na to šta je ona, i stoga se otvara čitav novi svet upravljanja informacijama. Informacije mogu biti u oblaku ili na samim lokacijama. Ili se mogu nalaziti u bilo kom skladištu ili sistemu, kao što su Office365 ili SharePoint na internetu, mrežnom deljenju datoteka, Box ili Dropbox, ili Documentum, ili OpenText. Takođe mogu boraviti kao strukturisani podaci u ostalim ključnim poslovnim sistemima, kao što su Salesforce, Microsoft, Dynamics, NetSuite i SAP.

Premošćavanje jaza između ključnih poslovnih sistema i sadržaja

ECM sistemi su tradicionalno bili fokusirani na upravljanje dokumentima kao što su ugovori, predlozi, fakture i tako dalje – često nazvani „nestrukturisani sadržaj“. Međutim, ostali poslovni sistemi (CRM, ERP, HR, itd.) takođe sadrže informacije vitalne za upravljanje dokumentima i ostalim sadržajem i uspostavljanje sadržaja i relevantnosti.

Na primer, predlog ili ugovor bi mogli biti relevantni na osnovu računa ili kupca na kog se odnose, a tim računom ili kupcem se obično upravlja u CRM (engl. Customer Relationship Management – Upravljanje odnosima sa potrošačima) kompanije. Slično, faktura se može smatrati važnom zato što se odnosi na radni nalog za proizvođača koji radi na ključnom projektu, čime sve upravlja ERP (engl. Enterprise Resource Planning – Planiranje poslovnih resursa) kompanije. Novi pristup ECM-u obuhvata ove ključne sisteme za stvaranje ujedinjenih informacija sa pogledom od 360°, stoga bez obzira na to koji sistem koristite, uvek pronalazite ono što vam treba na osnovu sadržaja.

Pristup ECM-u baziran na interoperabilnoj riznici

Novi pristup upravljanju informacijama može se posmatrati kao „inteligentni sloj metapodataka“ interoperabilne riznice koji objedinjuje informacije iz čitavog preduzeća na osnovu sadržaja, a ne sistema ili fascikle u kome su sačuvane.

Ova nova metodologija dopušta da sadržaj i podaci ostanu na mestu, neporemećeni, tako da korisnici postojećeg sistema mogu neometano da nastave sa radom, dok u isto vreme dopušta da informacije budu obogaćene za rastuće potrebe i nove slučajeve primene.

Revolucionarni novi pristup sjedinjuje sledeće tri ključne karakteristike; naime, one su:

 

  • Podstaknute metapodacima
  • Bazirane na interoperabilnoj riznici
  • Inteligentne

 

Arhitektura interoperabilne riznice

Arhitektura

Gornja slika obezbeđuje konceptualni pogled na savremenu arhitekturu ECM-a baziranog na interoperabilnoj riznici.

Inteligentan sloj metapodataka

Srednji sloj, nazvan i „Inteligentan sloj metapodataka“ (engl. Intelligent Metadata Layer – IML), centralna je komponenta arhitekture, gde borave komponente podstaknute metapodacima i obaveštajne komponente, zajedno sa pretraživanjem kroz višestruke riznice.

Ovde su podržane sve tipične mogućnosti ECM sistema, funkcije kao što su pretraživanje, upravljanje verzijom, radni tok, bezbednost i saradnja i prijava/odjava. Pored toga, pretraga je ujedinjena iz tipične sposobnosti da se pretražuje jedna riznica kako bi se obuhvatila ideja o „poslovnoj pretrazi“ ili sposobnosti da se sadržaj i podaci sistematski obilaze i indeksiraju u drugim riznicama radi brze pretrage i povraćaja.

Podržane su i ECM mogućnosti podstaknute metapodacima kao što su „Dinamični pregledi“, koji su dinamično generisane „virtuelne fascikle“ bazirane na metapodacima. To je ostvarenje ranije opisane ideje gde se sadržaj može „pojaviti“ na višestrukim „mestima“ bez dupliranja. Uporedite to sa načinom na koji IPhone rukuje muzikom, na primer, pojedinačna jedinstvena pesma se može pojaviti prema umetniku, albumu, žanru ili datumu, iako su sa IML varijacije u suštini neorganičene.

Pored toga, ovaj sloj podržava analitike koje obezbeđuju automatsku klasifikaciju i definiciju metapodataka. Ovaj aspekt arhitekture je takođe otvoren, tako da „snabdevači metapodataka“ treće strane mogu da se uključe u soluciju kako bi se pozabavili potrebama specifičnih industrija, slučajeva primene ili geografskih regiona i jezika. Ovaj sloj je takođe osmišljen da podrži ne samo tekstualnu analitiku, već i tehnologije kao što su mašinsko učenje kako bi se vremenom poboljšala performansa na osnovu ponašanja korisnika, dok se sadržaj i informacije mogu „prekomandovati“ prema korisnicima. To se može zamisliti kao nešto slično „Netflix-u za preduzeće“, gde je takođe predložen sadržaj sličan onome koji je ranije preuzet, ili sadržaj kome su ostali u sličnim ulogama često pristupali.

 

Pozadinska aplikacija višestruke riznice

 Donji sloj arhitekture je poznat kao pozadinska aplikacija višestruke riznice. Ovaj sloj podržava sposobnost povezivanja sa ostalim skladištima i sistemima preko „konektora“. Iako će ključni skup konektora biti obezbeđen „izvan kutije“, kao što je slučaj za deljenje mrežnih datoteka, Office 365, SharePoint Online, Box i Salesforce, on takođe dopušta trećim stranama da razviju konektore za mnoštvo drugih riznica i sistema. Ovi konektori su osmišljeni da budu lagani, i laki za razvijanje i održavanje, pre nego teški, složeni interfejsi koji pokušavaju da podstaknu sve mogućnosti ostalih riznica.

 

Sloj objedinjenog korisničkog iskustva

Tradicionalni ECM je obično složen i težak za učenje i primenu, a sa svakim sistemom postoji još jedan interfejs koji treba naučiti. Gornji sloj arhitekture je namenjen da se pozabavi lakoćom primene obezbeđujući objedinjeno korisničko iskustvo, isporučujući dosledan i poznat interfejs informacijama bez obzira na originalnu riznicu ili sistem u kome su sačuvane i upravljane. To obezbeđuje jednostavan, intuitivan pristup sa bilo kog uređaja, uključujući urođene mobilne aplikacije za pametne telefone i tablete, pored tradicionalnih PC-a. Dodatno, oflajn pristup je takođe podržan kada Internet konekcija možda nije na raspolaganju.

 

Upravljanje informacijama bazirano na vrednosti

Jedan od ključnih koncepata koji stoji iza ovog novog pristupa naziva se „upravljanje informacijama bazirano na vrednosti“, što znači da se informacijama upravlja različito na osnovu njihove vrednosti za poslovanje. To prati premisu da je upravljanje celokupnim sadržajem na isti način osuđeno na propast. Ova premisa je zasnovana na dve ideje. Prva je ta da je obim organizacionih informacija toliko velik i rastući da će vremenom preopteretiti bilo koji sistem. Druga je ta da su neke informacije kritičnije za poslovanje od drugih. Na primer, slika za marketinšku brošuru je manje važna od pravnih, finansijskih ili informacija o kompatibilnosti.

Da bi se pozabavio ovim pitanjem, IML definiše dve široke kategorije sadržaja: „neupravljani“ i „upravljani“. Neupravljani sadržaj se može posmatrati kao neformalni sadržaj, i prevashodno se otkriva kroz pretraživanje pomoću kompletnog teksta. Upravljani sadržaj je kritičan za poslovanje i sadrži veoma dragocene informacije koje su precizno klasifikovane sa metapodacima.

 

Unapređenje sadržaja iz neupravljanog u upravljani

Kako je gore aludirano, neupravljani sadržaj je indeksiran i brzo se može pronaći sa mogućnostima pretrage kroz višestruke riznice koje IML podržava. Dragocenije informacije, za bilo koju svrhu, lako i brzo se mogu „unaprediti“ u upravljano stanje jednostavnim tagovanjem sa metapodacima. To, zatim, kreira evidenciju metapodataka u IML bazi podataka, ali ne premešta sadržaj iz njegovog originalnog skladišta, niti ga remeti ili ometa njegovu primenu od strane drugih u originalnom sistemu ili srodnim procesima.

To dopušta da informacije u ostalim sistemima budu obogaćene i prenamenjene na nove načine prema promenljivim potrebama i slučajevima primene bez izlaganja tradicionalnim kaznama koje takva prenamena podrazumeva – kao što je premeštanje podataka i upravljanje promenom. Onog trenutka kada su unapređene u upravljano stanje, bogata moć arhitekture sistema podstaknutog metapodacima postaje raspoloživa za sadržaj, bez obzira na sofistikaciju originalne riznice. Na primer, mogućnosti kao što su upravljanje verzijom, radni tok, napredna odobrenja pristupa, mobilni i oflajn pristup sada postaju raspoložive za sadržaj čak i u riznici koja nema upravljanje informacijama ili mogućnosti metapodataka, kao što su mrežno deljenje datoteka.

Štaviše, razmislite o poteškoćama u naprednoj riznici kao što je Documentum kada služi kao validirani sistem u visoko regulisanoj industriji. Može biti veoma problematično dodati par svojstava metapodataka u informacije bez „kršenja“ validiranog sistema. Međutim, sa IML, ta svojstva se lako i jednostavno mogu primeniti na sadržaj bez uticanja na validiranu soluciju.

Personalizacija: krenite od malog i širite se… ili ostanite na malom

Odabir ECM sistema je obično odluka od vrha naniže koja zahteva organizacionu promenu, a upravljanje može biti obeshrabrujuće. Na žalost, otpor promeni često može početi u malim džepovima unutar poslovanja. Sa IML, moguće je omogućiti malim odeljenjima i radnim grupama da obogate i preinače informacije kako bi podržale nove inicijative za specifične poslovne potrebe, kao što su pravni, računovodstveni i ljudski resursi, bez remećenja postojećih sistema i procesa.

Razmislite o projektnom timu koji radi na projektu sa specifičnim računom ili kupcem koji ima važne podatke koji se odnose na projekte locirane u raznim sistemima i riznicama. Možda se neki od podataka nalaze u mrežnim zajedničkim diskovima, na primer, crteži za inženjere. Ostale informacije, kao što su ugovori ili sporazumi, mogli bi biti u Office 365 kako to zahteva pravno odeljenje. Na kraju, ostala dokumenta kao što su izveštaji o statusu od eksternih ugovarača sačuvana su u Box-u. Jednostavnim tagovanjem svih ovih dokumenata sa kupcem i projektom, čime bi se moglo upravljati u Salesforce i SAP, redom, kreira se jedan objedinjeni pregled ovih informacija fokusiran na projekat. Baziran je na kontekstu i onome što je relevantno za potrebe projektnog tima.

IML to čini ostavljajući sadržaj na mestu, bez uticaja na bilo kog drugog u organizaciji, ili remećenja bilo kakve primene ili procesa koji zavise od originalnih sistema. Štaviše, to mogu obaviti različite grupe i odeljenja radi kreiranja sopstvenih nezavisnih „pregleda“ informacija koje su im potrebne.

 

Migracija podataka postaje relikvija prošlosti

Šta postaje od velikih prepreka za ECM sisteme razmotrene ranije: migracija podataka i upravljanje promenom?

IML omogućava inovaciju u tim aspektima poslovanja izbegavajući neke od najvećih prepreka za ECM u prošlosti. Postojeći poslovni procesi i sistemi mogu neometano da nastave, sve dok, i ako organizacija ne izabere da krene dalje sa promenom u većoj meri.

 

Budućnost upravljanja informacijama je svetla

Inteligentan sloj metapodataka drastično menja okruženje poslovnih informacija iz onog koji je složen, haotičan i statičan, u onaj koji je intuitivan, organizovan i dinamičan. Mogućnosti su zaista uzbudljive, nudeći organizacijama priliku da otključaju vrednost postojećih informacija i da maksimiziraju investicije u postojeće sisteme kako bi podstakle inovaciju i poboljšale poslovnu performansu.

M-Files vodi ka ovoj uzbudljivoj budućnosti i danas smo spremni da istražimo mogućnosti za vaše poslovanje. Kontaktirajte nas da saznate više.

[1] (Engl. Enterprise Content Management – upravljanje poslovnim sadržajem)

Preuzmi članak u PDF formatu

Unapredite poslovne procese

Kako da modernizujete vaše poslovne procese koristeći upravljanje dokumentima?


Uvod

Mala preduzeća su danas preplavljena informacijama – uključujući sadržaj koji je interno kreiran kao i dokumenta i datoteke od klijenata, partnera i dobavljača. Bez radnog okvira za upravljanje informacijama, dosta vremena se gubi u potrazi za dokumentima koja su kritična za poslovanje kroz datoteke i razne poslovne sisteme. To je često iskomplikovano proliferacijom višetrukih verzija iste datoteke, što dovodi do grešaka i ponovljenog rada.

Kada se radi o upravljanju ogromnim količinama informacija – kao što su predlozi, planovi i ugovori, katalozi sa proizvodima i inventarom, formulari za narudžbine, fakture i priznanice, planovi za izgradnju, karte podrške (Issue Tracking System) i evidencije o personalu – mala preduzeća jednostavno ne mogu da funkcionišu sa maksimalnom efikasnošću bez sposobnosti da lako pretražuju, dele i štite svoje kritične datoteke i dokumenta.

Pored čistog obima datoteka koje su proizvedene iz raznih izvora, današnji izazov „haosa sadržaja“ dalje je iskomplikovan činjenicom da se podaci obično prostiru duž sve složenijeg pejzaža aplikacija, mrežnih fascikli i uređaja. Postoji obilje posvećenih ili „prvak rase“ solucija za upravljanje informacijama, dodajući kompleksnosti zbog njihovih ograničenja, umesto da je olakša na nivou cele organizacije. Sposobnost da se informacije kritične za poslovanje efektivno savladaju i koriste u bilo koje vreme i sa bilo koje lokacije – korišćenjem pojedinačnog, centralizovanog sistema – je važna ne samo za svakodnevne operacije, već i za dugoročni razvoj i uspeh malog preduzeća.

Izazov upravljanja informacijama

Slično većim korporacijama, za mala preduzeća je od sve veće važnosti da osmisle procese koji olakšavaju glatke operacije i obezbeđuju dosledne radne tokove u čitavoj organizaciji. Međutim, često, kako ti procesi bivaju implementirani, stvaraju se novi informacioni silosi, što dalje komplikuje zadatak upravljanja kolektivnim podacima organizacije.

Jednostavno rečeno, osposobljavanje zaposlenih da brzo i lako lociraju tačan sadržaj koji im je neophodan, bez obzira na to u kojoj poslovnoj aplikaciji da se nalazi, vodi do boljih odluka, bržih rezultata i poboljšane saradnje. Kada mala preduzeća mogu da obezbede da se pravi sadržaj nalazi u pravim rukama u pravo vreme, tada mogu da se fokusiraju na korišćenje informacija za podsticanje razvoja, vrednosti i inovacije.

U ovom dokumentu ćemo istražiti realne primere za to kako mala preduzeća koriste M-Files soluciju za upravljanje informacijama preduzeća (UIP) za eliminisanje informacionih silosa i razbijanje barijera između zaposlenih i njihovih informacija, kako bi se olakšao razvoj. U svim ovim slučajevima je postojala snažna potreba za skalabilnošću kako bi se krenulo malim koracima od njihove UIP inicijative i kasnije postepeno razvijalo. U isto vreme, ove manje organizacije takođe su zahtevale jednostavnost i lakoću primene za podsticanje usvajanja na nivou cele kompanije, zajedno sa sofistikacijom neophodnom za podržavanje dugoročnih potreba njihovih rastućih poslovanja.

Finansije: automatizovani procesi naplate

Finansijsko odeljenje je epicentar operacija preduzeća, obezbeđujući pravilno obračunavanje računa i njihovo blagovremeno plaćanje. Jedna od najvećih beneficija koju mala preduzeća mogu da dožive kao rezultat implementiranja UIP-a jesu automatizovani radni tokovi računa plaćanja i potraživanja i obrade faktura. Automatizacija ne samo da eliminiše manuelno rukovanje računima plaćanja i potraživanja, već i ljudske greške koje manuelna obrada može da izazove. Pored toga, automatizacija redukuje vreme i troškove finansijskih operacija, pomažući malim preduzećima da maksimiziraju postojeće izvore i da urade više sa manje.

American Solutions for Business (ASB) je distributer štampanih i promotivnih proizvoda koji se brzo razvija sa stotinama prodajnih saradnika i na hiljade snabdevača u celim SAD. Korišćenjem M-Files, ASB je mogao da obezbedi pristup fakturama od strane ovlašćenih pojedinaca direktno iz drugih poslovnih aplikacija, kao što je PeopleSoft. Kao rezultat toga, mogli su da optimizuju vreme za obradu faktura dobavljača, da sprovedu brže povraćaje na zahteve za evidencijom i da modernizuju kretanje dokumenata kroz organizaciju. ASB procenjuje da se vreme obrade fakture skraćuje za tri dana, sa dodatom sposobnošću da se čitav proces prati sa velikom preciznošću.

Druga oblast koja može imati korist od automatizacije preko UIP sistema jeste proces za upravljanje korektivnim i preventivnim akcijama (KIPA). Revizori traže jaz između toga šta kompanija čini i šta procedure kažu da ona čini. Odstupanja su neizbežna, i protežu se od minimalnih do katastrofalnih – a kada nastane odstupanje – mora se definisati, dokumentovati i preneti srodna KIPA. Potom se KIPA mora pratiti kako bi se verifikovalo da su pogođeni pojedinci pročitali i shvatili nove SOP povezane sa KIPA-om. Prava UIP solucija će obezbediti ažurirane zadatke koji su neophodni za poboljšanje korektivnog upravljanja i obezbediti da su svi pogođeni članovi osoblja pročitali i razumeli ažurirani SOP. Time se iz procesa uklanja nagađanje.

LjR: modernizujte prakse zapošljavanja i saradnju

U ljudskim resursima (LjR), bržim i bezbednijim korišćenjem UIP solucije može se olakšati upravljanje evidencijom zaposlenih i zahtevima za učenje. Takođe, UIP obezbeđuje organizacijama centralizovanu platformu za upravljanje svim procesima i papirologijom koji podržavaju funkciju LjR-a uključujući regrutovanje, socijalizaciju, obuku i upravljanje performansom.

SRSI je malo preduzeće koje se nalazi u Andori i koje obezbeđuje usluge LjR-s klijentima u celom svetu, upravljajući svime, od procesa zapošljavanja i ugovora do plata i osiguranja članstva. Za svaki projekat klijenta, SRSI rukuje sa oko 15-20 dokumenata po zaposlenom, koje obavlja administrativno osoblje od samo pet članova. Sve u svemu, ovaj tim sastavlja, šalje, deli, ažurira i skladišti više od 7000 dokumenata godišnje.

Bez postojećeg centralizovanog sistema za praćenje i upravljanje dokumentima, proces obavljanja papirologije zaposlenih bio je dugotrajan i sklon manuelnim greškama. SRSI je koristio M-Files da organizuje sve svoje postojeće poslovne informacije, i kompanija sada može četiri puta brže da ih obradi nego pre implementacije. Kompletno prešavši sa papirnog na elektronsko upravljanje dokumentima, SRSI je redukovao vreme za obradu datoteke dok je, takođe, optimizovao procedure zapošljavanja i saradnju zaposlenih. Administrativno osoblje sada može brzo i lako da pristupi svim neophodnim dokumentima za LjR, koji ostaju bezbedni u kontrolisanom okruženju i sa sistemom verzionisanja koji prati i vremenski označuje sve modifikacije. Korišćenjem M-Files, SRSI je, takođe, automatizovao visoko repetitivne zadatke kao što je slanje koverti sa platom, i modernizovao radne tokove koji su povezani sa LjR kako bi se poboljšala administrativna efikasnost.

Zakonski: pojednostavite upravljanje ugovorima

Proces upravljanja ugovorima može biti izazovan, naročito kada razmatrate koliko je obično uključeno različitih organizacija, odeljenja i pojedinaca. Danas postoje brojni načini na koje kompanije obavljaju zadatak upravljanja ugovorima. Neke organizacije koriste poslovni sistem s kraja na kraj kao što je SAP, dok se ostale oslanjaju na Excel tabele. Međutim, bez obzira na pristup, proces upravljanja ugovorima može biti pojednostavljen, automatizovan i poboljšan korišćenjem UIP-a.

Krogius je finska kompanija nezavisnih menadžera potraživanja, regulatora i nadzornika gubitaka, koja obezbeđuje upravljanje potraživanjima, ankete, povraćaje, IT i srodne usluge klijentima u devet evropskih zemalja. Lako podesiva arhitektura M-Files dopustila je Krogius-u da izgradi prilagođen sistem osmišljen da ispuni potrebe njihovog jedinstvenog upravljanja slučajem. Sa M-Files, Krogius je prevazišao izazove organizovanja i deljenja informacija u globalno distribuiranim kancelarijama i lokacijama klijenata, i zaposleni u kompaniji sada imaju trenutan pristup najnovijim verzijama tekućih podataka i informacija o slučaju, uključujući sva povezana dokumenta o potraživanju i korespondenciju putem elektrenske pošte. Pored toga, mogu bezbedno da objavljuju informacije i da sarađuju sa klijentima u vezi poslednjeg ažuriranja statusa potraživanja. Podaci se bezbeno čuvaju i repliciraju svim uredima u devet zemalja, a sa sofisticiranim predviđačkim sposobnostima, zaposleni imaju pristup samo informacijama povezanim sa slučajevima koji su im dodeljeni.

Drugi primer beneficija koji je nastao automatizovanjem upravljanja ugovorom demonstriran je u R-kioski, finskom tregovinskom lancu prehrambenih proizvoda sa oko 650 prodavnica u celoj zemlji. Oko dve trećine R-kioski prodavnica nalazi se u iznajmljenim prostorijama, dok se ostale nalaze u vlasništvu lanca. Ugovorima za svih 650 prodavnica upravlja Poslovna jedinica za službenički kadar i konstrukciju samog lanca, koja je primenila M-Files za upravljanje ugovorima kako bi organizovala dokumenta i pojednostavila proces rada sa maloprodajama i njihovog izveštavanja.

Pre 2013-te, ugovorni dokumenti R-kioski-a obično su bili čuvani kao tvrde kopije u raznim fasciklama i ormarima sa datotekama, ili su bili skenirani a elektronske verzije čuvane na mrežnim diskovima. Povremeno, dokumenta su se nalazila samo kod jednog zaposlenog, što je otežavalo pristup ostalima u organizaciji. Manuelni procesi su, takođe, doprineli dugotrajnom lociranju poslovnih informacija i dodavali dodatne slojeve složenosti za R-kioski maloprodavce.

Sa M-Files, upravljanje svim dokumentima – sve, od sporazuma o nabavci i izdavanju do članaka i minuta generalnih sastanaka – sada se obavlja na automatizovan način. Jednostavno pronalaženje od strane R-kioski Poslovne jedinice za službenički kadar i konstrukciju omogućeno je kroz primenu jedinstvenih identifikujućih kriterijuma za pretragu, kao što su maloprodavac, adresa, period zakupa, cena, površina prostora i osoba za kontakt. Ovaj nivo automatizacije ne samo da je uštedeo vreme i poboljšao operativnu efikasnost, već je i R-kioski omogućio da prati sve njegove maloprodaje u realnom vremenu i da brže reaguje na promene (kao što su isticanja ugovora o zakupu) sa upozorenjima i obaveštenjima napravljenim po meri. Sa preko 65.000 kvadratnih metara (700.000 kvadratnih stopa) prodavnica kojima rukovodi, M-Files je pomogoao R-kioski da ukroti svoju koprcajuću mrežu ugovorne dokumentacije kako bi brže i proaktivnije funkcionisao.

Korisnički servis: optimizujte preciznost i vreme odziva

Korišćenje UIP-a za automatizovanje isturenih i pozadinskih procesa ureda na kraju ima pozitivan efekat na iskustvo klijenta. Kada zaposleni imaju brz pristup pravim informacijama koje se odnose na klijenta, problemi mogu biti ekspeditivno rešeni a zadovoljstvo poboljšano.

Na primer, Stearns Bank obrađuje više od 1000 zajmova u celim SAD svake godine, ali njen postojeći sistem za upravljanje dokumentima je bio zastareo, oslanjajući se na rastavljene i nedosledne podatke i stvarajući neefikasnosti u čitavoj radnoj snazi. Kao rezultat toga, većina procesa za odobravanje zajmova i dalje je bila obavljana ručno, što je dovelo do ciklusa odobravanja zajmova duže nego što je to bilo neophodno.

Sada, sa M-Files službenici banke imaju precizne informacije o primeni zajma na dohvat ruke, i dosledno tome, Stearns Bank može brže da obradi zajmove i da odgovori svojim klijentima sa većom brzinom i efikasnošću.

Drugi primer za to kako UIP može pozitivno da utiče na iskustvo klijenata demonstrirano je u Microbiologics, kompaniji za biološku kontrolu iz Minesote.

Kompanija je izabrala M-Files da automatizuje svu dokumentaciju koja se odnosi na račune klijenata. Skeniranjem njenih istorijskih podataka u M-Files i prelaskom sa papirologije na čisto elektronske procese, predstavnici korisničkog servisa Microbiologics-a sada se mogu odmah pozabaviti dolazećim zahtevima iz njihove globalne partnerske baze klijenata i distribucije. U prošlosti, evidencije su se nalazile u različitim formatima i lokacijama, što je otežavalo personalu korisničkog servisa da na efikasan način prikupi sve neophodne podatke za rešavanje nenamirenih pitanja klijenata. Predstavnici sada mogu odmah da lociraju potrebnu evidenciju sa njihovih desktopova sprovođenjem jednostavne pretrage unutar M-Files ili NetSuite. Kao rezultat toga, odeljenje za korisnički servis brže funkcioniše i reaguje, zamenjujući procese bazirane na papiru sa novim modernizovanim pristupima upravljanju informacijama. M-Files, takođe, obezbeđuje neophodan dokaz o kontroli dokumentacije i upravljanja procesima neophodnim za očuvanje kompatibilnosti sa FDA regulativama i ISO 9000 standardima kvaliteta.

Kako početi: sledeći koraci za mala preduzeća

Mala preduzeća brže reaguju na promene na tržištu, ali da bi se to efektivno učinilo zaposlenima je neophodan brz pristup poslovnim informacijama, zajedno sa sposobnošću da se automatizuju manuelni poslovni procesi.

Iako posvećene ili „najbolje u rasi“ solucije mogu da se pozabave ovim izazovom od odeljenja do odeljenja, one imaju ograničen raspon. Jedino UIP poseduje kapacitet da obezbedi pojedinačnu, centralizovanu soluciju koja služi kao radna mašina u svim odeljenjima i koja doprinosi čitavoj organizaciji.

UIP podržava upravljanje informacijama i potrebe ekspeditivne automatizacije radnog toka koji su kritični za obezbeđivanje kvaliteta i doslednih nivoa usluge kako se kompanija razvija. Sa sposobnošću da organizuju, pretražuju i upravljaju ogromnim univerzumom poslovnih informacija, preduzeća mogu da modernizuju radne tokove i stvore efikasnosti u računovodstvenim, LjR, pravnim i timovima za korisnički servis, poboljšavajući brzinu kojom se poslovanje sprovodi, kao i iskustvo krajnjeg korisnika.

Da biste saznali nešto više o tome kako automatizacija i objedinjavanje poslovnih informacija može doneti korist vašem malom preduzeću, molimo vas da nas pozovete.

Preuzmite članak u PDF formatu

M-Files vs SharePoint

Zašto je M-Files bolje rešenje za organizaciju dokumenata od SarePoint-a?

Microsoft Office SharePoint Server i SharePoint Foundation u svim verzijama nude osnovne attribute u organizaciji dokumenata.

Osnovne razlike atriubuta ili svojstava M-Files-a i SharePoint-a date su u pregledu dole.

share M-Files

M-Files je kompatibilan sa svim aplikacijama

  • SharePoint je kompatibilan samo sa MS Office
  • M-Files je kompatibilan sa svim Windows aplikacijama (ali i sa aplikacijama koje nisu deo paketa Microsoft, kao što su Adobe aplikacije)
  • M-files se odlično integriše i sa funkcijama AutoCAD-a, kao što su XREF slike

M-Files nudi takozvanu dinamičku strukturu direktorijuma

  • Uz standardnu strukturu direktorijuma, M-Files-ova dinamička struktura omogućava dokumentima automatski pregled u želenoj poziciji kao što je sortiranje po metadata to jest po metapodacima
  • SharePoint nudi samo klasičnu strukturu koja ne rešava problem vezane za klasičnu strukturu pogotovo u domenu mrežnih diskova

M-Files može funkcionisati sa višejezičnom strukturom metapodataka

  • Kompletna metadata struktura M-Files-a uključujući liste vrednosti može biti prevedena u zahtevani jezik
  • SharePoint metadata struktura ne može biti prevedena u različite jezike
  • M-Files se može koristiti 15 različitih jezika uključujući i Srpski

M-Files obezbeđuje bolju pretragu

  • Pretraga u M-Filesu je brza čak i u slučaju velikog broja dokumenata i korisnika
  • Potpuna tekst pretraga funkcionalna za više od 300 formata dokumenata
  • Različite opcije definisanja kriterijuma pretrage (brza pretraga i napredna pretraga)

M-Files se u potpunosti integriše u Windows sistem

  • M-Files nudi već poznat i jednostavan za korišćenje interfejs
  • Za korišćenje SharePointa neophodan je Web pretraživač koji sam po sebi stvara problem zbog ograničenja u WEB tehnologiji
  • Puna integracija M-Files-a u Windows obezbeđuje kompatibilnost sa svim Windows aplikacijama

M-Files funkcioniše efikasno čak i sa sporom mrežnom konekcijom

  • M-Files je znatno brži od SharePoint-a kada se posao obavlja van zemlje ili drugom kancelarijskom okruženju.
  • M-Files automatski održava lokalne kopije individualnih datoteka što povećava brzinu otvaranja i čuvanja datoteka
  • Razlika u efikasnosti je veoma vidljiva kada se radi sa dokumentima kao što su slike i crteži
  • Rad u M-Filesu je moguć čak i sa sporom mobilnom konekcijom

M-Files je moguće koristiti i u OFFLINE režimu

  • Za razliku od SharePoint-a, M-Files koristite i bez mrežne konekcije
  • M-Files nudi različite sposobnosti u korišćenju metadata kada određujete koja vrsta dokumenata mora biti dostupna i u OFFLINE režimu (U primeru dokumenta iz specifičnog projekta ili komitenta ili dokumenta na kojima ste radili prošlog meseca)

M-Files nudi opciju „Ready-to-Use“ interfejs u drugim sistemima

  • M-Files obezbeđuje raznovrstan „Ready-to-Use“ sposobnost integracije i interfejsa sa drugim, postojećim sistemima baze podataka (CRM, ERP, organizacija projekata i slično)
  • M-Files obezbeđuje automatsko unošenje dokumenata iz e-mail sistema.

M-Files podržava skeniranje

  • M-Files nudi automatsko tekst prepoznavanje (OCR)
  • M-Files nudi i „zone recognition” (Zone OCR) funkcije kao i “bar kod” identifikaciju. Identifikovani podaci mogu biti automatski uneti kao metadata dokumenta (U primeru broj fakture ili podaci o komitentu)
  • Dokumenta se mogu skenirati direktno u M-Files lokalnim skenerom ili mrežnim skenerom.

M-Files obezbeđuje raznovrsnu i proširivu metadata strukturu bez dodatnog programiranja

  • M-Files vam daje mogućnost automatke specifikacije medatada (u primeru imenovanje ponuda u odnosu na željenje standarde imenovanja)
  • M-Files omogućava jednostavno procesuiranje čak i velikih vrednosnih lista (čak milione vrednosti)
  • U M-Files-u različiti metapodaci mogu biti nezavisni (Primer je razvrstavanja kontakt osoba u odnosu na specifičnosti komitenta)
  • Funkcionalnost metapodataka može biti proširena uz različite opcije pisanja skripti.

M-Files obezbeđuje prehled istorije dokumenta

  • U M-Files-u možete direktno otvoriti starije verzije dokumenata
  • M-Files obezbeđuje i informacije o menjanim ili promenjenim metapodacima.

M-Files se lako integriše sa drugim aplikacijama

  • M-Files nudi interfejs programiranja aplikacija (M-Files API) M-Files integracija sa drugim aplikacijama
  • M-Files klijent interfejs ubacuje se u većinu Windows aplikacija bez dodatnih podešavanja.

M-Files se integriše uz i sa SharePoint-om.

  • Dokumenta iz M-Files-a mogu biti direktno vezana u SharePoint sa M-Files URL ili kao SharePoint dodatak(add-on)
  • Kroz interfejs aplikativnog programiranja u M-Files-u veoma je jednostavno kreirati vlastiti SharePoint Web dodatak

6 razloga zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan!

Biznis provajderi sve češće traže načine za povećanje produktivnosti. Istovremeno, oni pokušavaju da postanu ekološki i odgovorni. Sistemi za upravljanje dokumentima mogu vam pomoći da ostvarite ove ciljeve i još mnogo toga. Najbolje od svega, često možete da ostvarite brz povrat investicije uz direktne i indirektne uštede u troškovima.

Ako i dalje koristite tradicionalni papir-papir sitem, vreme je da se razmotri prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima. Pokušaćemo kroz šest razloga da vam približimo razloge zašto je elektronsko organizovanje dokumentacije važno.

Razlog #1: Veća efikasnost

Upravljanje dokumentima je rešenje koje pojednostavljuje vođenje, arhiviranje skeniranih dokumenata, slika i drugih vrsta fajlova. Fajlovi mogu biti indeksirani na više načina, mogu biti brzo i lako pronađeni uz korišćenje pretrage uz upit koji sadrži tekst. Zaposleni više ne moraju da traže dokumenta po registratorima i gube vreme u traženju informacija i traženju dokumenata po mrežnim fajl serverima. Prednost je u tome što zaposleni iz različitih organizacionih jedinica ili lokacija pristupaju istim informacijama preko svojih kompjutera. Timski rad se poboljšava u delu posla koji se odnosi na mogućnosti traženja dokumenata, radu na istim dokumentima uključujući i slanje dokumenata na odobrenje i praćenje toka kretanja fajlova među zaposlenima.

Razlog #2: Novčana ušteda

Rad bez papira smanjuje očigledne troškove, kao što su troškovi skladištenja papirne dokumentacije, nema ni troškova fotokopiranja, ušteda na papiru i tonerima. Najveća ušteda se odnosi na cenu rada koji se odnosi na popunjavanja i prenošenje, odlaganje dokumenata. Npr. ako radnik dnevno provede sat vremena na odlaganje i spremanje dokumentacije, to je oko 250 sati godišnje. Ako radnik zarađuje 500 dinara po satu, onda je ušteda po jednom radniku u toku godine 150.000 dinara. Osim toga upravljanje dokumentima ne dozvoljava gubljenje ili uništavanje dokumenata. I na kraju, skladištenje stare dokumentacije neće zahtevati iznajmljivanje magacina ili dodatnih prostora za smeštanje.

Razlog #3: Sprečavanje katastrofa

Fajlovi u papirnom formatu komplikuju i povećavaju troškove poslovanja. Takođe su kao takvi podložni nezgodama, pomeranjima i mešanjem fajlova. Prirodne katastrofe, kao što su požari, poplave, zemljotresi, mogu kompletno uništiti dokumentaciju. Papir trpi i vandalizam i krađu. Upravljanje dokumentima štiti vaša dokumenta kreiranjem elektronskih kopija i kao takve mogu biti bekapovane (arhivirane) na više načina. Bekap može biti stavljen sa strane , pa čak i ako kompjuter bude fizički oštećen, vaši podaci su još uvek tu i mogu se ponovo koristiti.

Ova tri razloga nude dovoljno podsticaja da se isplati investiranje u upravljanje dokumentima. Naravno ima još razloga zašto treba da pređete na upravljanje dokumentima.

Razlog #4: Povećana usaglašenost

Vlade i privreda svojim propisima postavljaju izazove pred svaku vrstu i dimenziju biznisa kojim se bavite. U cilju minimiziranja rizika i izbegavanja odgovornosti naprosto se mora primeniti pravilno upravljanje dokumentima. Naprosto postoje propisi po kojima morate čuvati dokumenta određeni vremenski period. Elektronsko rešenje upravljanja dokumentima može pomoći da se osigura bezbedno upravljanje dokumentima i bezbedno arhiviranje; i nivo pristupa samih korisnika dokumentima garantuje promene na dokumentima samo od strane zaposlenih kojima je dat određeni nivo nadležnosti. Upravljanje dokumentima je takođe odličan izbor za eksterne revizore, koji na jednostavan način mogu da isprate put svakog dokumenta.

Razlog #5: Poboljšana usluga

Upravljanje dokumentima omogućava zaposlenima trenutan pristup dokumentima, kao što su izvodi, platni listovi, računi i slično pa je osoblje u mogućnosti da veoma brzo odgovori na zahteve. U stvari mnogi problemi, kao što su razni sporni detalji mogu da se reše na licu mesta. Lociranje dokumenata za neki vremenski okvir je prednost upravljanja dokumantima, i zaposlenima znatno skraćuje vreme portage /pretrage za dokumentima, i znatno povećava efikasnot u poslu.

Razlog #6: Zaštita životne sredine

Ekološka svest raste i u poslovnom svetu. Korporacije kao društveno odgovorne moraju misliti i o zaštiti životne sredine počev u samim poslovnim prostorima i misle na tzv. zelena radna mesta. Upravljanje dokumentima je rešenje jer se znatno smanjuje i eliminiše potrošnja papira i otpada. Više vam ne trebaju kurirske službe, nećete ručno arhivirati dokumenta. “Green IT” je oblast koja spada u top deset tehnoloških trendova koji mogu biti ispoštovani primenom upravljanja dokumentima.

Ovo je najbolji trenutak za implementaciju sistema za upravljanje dokumentima. Rešenje bez papira povećava efikasnost, smanjuje troškove i zaštićuje evidenciju, pomaže da se obezbedi usaglašenost sa propisima, poboljšava se nivo usluge i štiti životna sredina.

Ukratko, sistem za upravljanje dokumentima postiže jednostavnu transformaciju čuvanja fajlova (dokumenata) i čini lako pristupačnim i na lak način zaštićenost dokumenata. Dobijate veću efikasnost zaposlenih, bolju uslugu krajnjim korisnicima usluga.

Rešenje za efikasne poslovne procese je sistem upravljanja dokumentima.