Upravljanje poslovnim sadržajem

Poslovni slučaj za upravljanje poslovnim sadržajem


Zbirka podataka o upravljanju poslovnim sadržajem (UPS) i istraživanju o upravljanju dokumentima

 

Tržište upravljanja poslovnim sadržajem preduzeća (UPS) doživljava rapidan razvoj usled događaja i tehnologija nalik „savršenoj oluji“ koji UPS čine neprocenjivim. Upliv veoma različitog sadržaja iz raznih izvora, kao što su slike, videa, blogovi, korporativne evidencije, elektronska pošta, veb sadržaj i bogati mediji, ukazuju kompanijama na hitnu potrebu da investiraju u UPS kako bi preuzele kontrolu nad svim izvorima sadržaja.

Kompanije zahtevaju UPS sisteme kako bi stvorile red tamo gde postoji haos, a s obzirom na ogromnu količinu podataka koje teže da svakodnevno analiziraju, održavaju i čuvaju, UPS nudi organizacijama sredstva za preuzimanje kontrole, stvarajući radne tokove koji dopuštaju njihovim zaposlenima da budu efektivniji i efikasniji dok se pridržavaju regulatornih pravila regulativa.

Ova bela knjiga citira analitičke istraživačke grupe, industrijske organizacije i poverljive medijske izvore koji se bave izazovima upravljanja informacijama kao što su veliki podaci, mobilnost i oblak kako bi obezbedile uvid u to na koji način organizacije mogu da iskoriste UPS za pozitivne ishode. Sve u svemu, UPS dopušta organizacijama da koriste nove i postojeće izvore sadržaja kako bi podstakle više nivoe efikasnosti i produktivnost. Pored toga, UPS osigurava organizacije od potencijalnih razarajućih narušavanja podataka i gubitaka podataka i kontroliše pristup poverljivim informacijama.

 

Faktori koji podstiču razvoj solucija za UPS

Borba da se savlada i razume ogroman obim podataka nastavlja da povećava održivost UPS sistema kao efektivnog instrumenta za postizanje ciljeva upravljanja informacijama.

 

Stvaranje reda iz haosa

Snažan informacioni napad stvara izazove u upravljanju informacijama:

1,2

Broj godina tokom kog se obim poslovnih podataka u celom svetu udvostručuje. (Izvor: Big Data News)

70%

zaposlenih prilično se oslanja na elektronsku poštu za upravljanje digitalnom aktivom. (Izvor: North Plains)

26%

AIIM tvrdi da 26% korisnika kaže da je upravljanje informacijama u njihovim organizacijama „donekle haotično“.

 

U anketi prisutnih na ARMA događaju u vezi upravljanja zastarelim informacijama:

% prisutnih koji smatraju da štite informacije njihovim gomilanjem

% prisutnih koji ne znaju kako da rukuju zastarelim informacijama

% koji tvrde da će im možda zatrebati

% koji su previše lenji da bi se bavili time

 

Strategija sadržaja je osnovna

U anketi Forestera, ispitanici navode sledeća vrhunska tri faktora koja doprinose nezadovoljavajućoj primeni UPS-a:

70% – Loša strategija sadržaja

26% – Nedostatak usklađenosti IT-a i poslovanja

26% – Problemi korporativne politike i kulture

(Izvor: Forester izveštaj: Poboljšati UPS nivoe zadovoljstva kroz agilnost, analitiku i angažovanost)

 

Poslovni podsticaji: informacija ima svoju cenu

Cena „loših podataka“

20-35% operativnih troškova zarade je izazvano lošim kvalitetom podataka. (Izvor: Big Data News)

600 milijardi dolara finansijskog uticaja loših podataka za američka poslovanja svake godine. (Izvor: Big Data News)

Koji su poslovni podsticaji za poboljšanje vaših sposobnosti u upravljanju informacijama?

49% – Smanjuje troškove

37% – Poboljšava usklađenost sa zakonima, regulativama ili politikama

(Izvor: Forester izveštaj: Informaciona osovina osnažuje vaše preduzeće)

Korisnici žele lakoću korišćenja.

20% primene UPS-a je odbačeno kao ružno ili neprijatno za korišćenje. (Izvor: Gartner)

Globalna primena UPS-a u usponu

Forester tvrdi da 96% anketiranih organizacija planira da poveća sopstvenu primenu USP-a, do 79% tokom 2013. godine.

 

Želim USP na moj način!

Prema Gartneru, do 2016. upravljanje sadržajem će biti personalizovano sa potrebama razvrstavanja u fascikle i procesa skrojenim prema individualnom korisniku.

 

Povraćaj na investicije na UPS

Neporeciva vrednost predloga UPS-a nastavlja da bude njegova veoma efektivna sposobnost da efikasno organizuje, obezbedi i obradi informacije iz rastućeg broja izvora. Prema Nucleus Research, povraćaj na investicije nastavlja da raste.

 

USP vraća dividende

  • 7,50$ – Savremeni USP sistemi isporučuju 7,50$ za svaki utrošeni dolar – od 23% od 2012. godine.
  • 62% organizacija postiže direktne beneficije od implementacije UPS-a kao što su smanjena papirologija i broj zaposlenih ili izbegavanje provizije servisnog biroa.
  • 38% organizacija postiže indirektne beneficije od implementacije UPS-a kao što je produktivnost.
  • 56% USP donosioca odluka identifikovalo je automatizaciju procesa kao vrhovnu oblast povraćaja na investicije.
  • 33% organizacija je identifikovalo smanjenje papirologije kao drugu najvažniju beneficiju od implementiranja UPS-a.

 

Narušavanje bezbednosti: Zaposleni koriste neautorizovane solucije za deljenje datoteka

Zaposleni nastavljaju da rizikuju poverljive informacije kompanija korišćenjem personalnih aplikacija za deljenje datoteka – i ako je primena takvih instrumenata zabranjena. Neregulisana primena ovih aplikacija predstavlja ozbiljnu pretnju za bezbednost i kompatibilnost budući da osoblje može eksterno deliti osetljive informacije ili čuvati dokumenta na svojim personalnim uređajima izvan upravljanja organizacije. Organizacije moraju da pronađu pravi balans između obezbeđivanja tehnologije koja omogućava saradnju i lakog pristupa informacijama sa merama kompatibilnosti.

 

Neovlašćeno deljenje datoteka dovodi organizacije u rizik

  • 63% zaposlenih koristi svoje personalne solucije za deljenje datoteka i sinhronizovanje na radnom mestu. (Izvor: M-Files)
  • 46% zaposlenih je delilo osetljiva poslovna dokumenta preko njihovih personalih solucija za deljenje datoteka i sinhronizovanje. (Izvor: M-Files)
  • 70% zaposlenih ne zna da li postoje važeće polise koje zabranjuju primenu personalnih aplikacija za deljenje datoteka. (Izvor: M-Files)

Potera za papirom

Iako su mnoga poslovanja napravila ogromne korake u naporu da postanu „kancelarije bez papira“, jasno je da još uvek nismo dotle stigli. Očigledno je da se kompanije još uvek uveliko oslanjaju na papir, što zahteva štampanje, kopiranje i arhiviranje, stvarajući efekat talasa koji utiče na produktivnost celokupnog preduzeća i sposobnost da se ispune kritični rokovi, i na kraju, može dovesti do merljivih gubitaka zarade.

 

Potera za papirom je nanela skupe gubitke u produktivnosti i okruženju

10.000 – EPA tvrdi da prosečan radnik u SAD godišnje koristi ovoliki broj papira za kopiranje. Zbirno, to je 4 miliona tona kopir kapira godišnje.

66% svih kompanija ima inicijativu da smanji upotrebu papira. (Izvor: IDC)

24-31% – Količina za koju organizacije planiraju da redukuju godišnji obim papira. (Izvor: IDC)

Više od 50% ispitanika štampa papirne kopije kako bi dobili potpise koje nose na sastanke. (Izvor: AIIM).

Potpisi su još uvek „zaglavljeni“ u papirnom svetu, kaže AIIM anketa:

Potpisivanje dokumenta je razlog broj 1 zbog kog poslovanja još uvek koriste papir. (Izvor: AIIM)

 

Osposobljavanje mobilne radne snage

Oblak i mobilni uređaji su postali snažne i osposobljavajuće platforme koje omogućavaju zaposlenima da pristupe potrebnim informacijama iz bilo koje lokacije u svetu. Međutim, trend ka PSU (ponesi sopstveni uređaj) je nešto što mnoge kompanije nastoje da savladaju.

 

Upravljanje mobilnom radnom snagom bez kršenja pravila

60% zaposlenih će stupiti u interakciju sa korporativnim sadržajem koristeći mobilne uređaje. (Izvor: Gartner)

57% – Prema Foresteru, 57% se nalazi pred izazovom da balansiraju bezbednost sadržaja i pristup mobilnom uređaju. Svidelo se to vama ili ne – personalna i korporativna mobilnost se stapaju.

2/5 – Dva od pet radnika mlađih od 30 godina kaže da im mobilna politika kompanije zabranjuje da koriste uređaje koje im je izdala kompanija za aktivnosti van posla. (Izvor: AIIM)

3/4 – Troje od četvoro kaže da se ne pridržavaju uvek ove politike. (Izvor: AIIM)

 

Obezbeđivanje vaših informacija u Oblaku

Prema AIIM anketi: Sadržaj u Oblaku

  • 41% ispitanika smatra da će oblak biti de facto opcija za primenu opštih IT aplikacija za 3 godine.
  • 46% ispitanika smatra da će aplikacija za upravljanje dokumentima i sadržajem biti oblak po izboru za 3 godine.
  • 50% organizacija će upravljati sopstvenim sadržajem koristeći hibridnu arhitekturu sadržaja do 2018. (Izvor: Gartner)
  • 46% organizacija, predviđa Gartner, čuvaće osetljive podatke klijenata u javnom oblaku do kraja 2015. (Izvor: Gartner)

 

Zaključak

UPS solucije nastavljaju da pružaju organizacijama dokazanu i pouzdanu soluciju za efektivno prikupljanje, skladištenje, upravljanje i deljenje sadržaja. Kako UPS tehnologija nastavlja da se razvija i sazreva, organizacije će moći da iskoriste UPS za funkcionalnije aplikacije koje takođe podržavaju partnere, klijente i ostale eksterne aktere. UPS sistemi će nastaviti da omogućavaju kompanijama da se pozabave kritičnim pitanjima, uključujući bezbednost, kompatibilnost i upravljanje ubrzanim stvaranjem sadržaja iz mnogih izvora, uključujući mobilne uređaje.

Pitanja i statistički podaci obezbeđeni u ovom dokumentu grade slučaj za implementaciju UPS sistema kako bi se izbegao rizik usled gubitka podataka, nekompatibilnosti, opšte operativne neefikasnosti, ali i izbegao potencijalni legalni istup stvaranjem sistematske i organizacione kulture efikasnosti.

Preuzmite tekst u PDF formatu

Za više informacija, posetite www.m-files.com.

Ostavite odgovor