Šta je Dokument menadžment-DMS?

Poslednjih godina ćete često čuti pojam DMS. O čemu se zapravo radi? DMS je skraćenica od Document Management System ili prevedeno Sistem za upravljanje dokumentima. Procesi digitalizacije poslovanja su naša stvarnost i bez toga se više ne može.  Dokument menadžment je ono kako vaša organizacija skladišti, upravlja dokumentima i prati put kretanja dokumentacije.

Znate kako dokumenta stavljate u registratore? Vaš veliki registrator za DMS je vaš lokalni server ili server koji je online.

Poslovanje koje se ne bazira na papiru?

Stavljanje svih papirnih dokumenata u elektronsku formu podrazumeva kompletan životni ciklus nekog dokumenta isključivo elektronski i bez potrebe da se piše po papiru. Kada se neki dokument sa računara smesti u DMS, on dalje ide od kolege do kolege, kupca, klijenta i svim onim putevima koji su definisani u okviru pravila funkcionisanja vaše organizacije. DMS je zapravo jedna velika arhiva vaših dokumenata. I ne samo što je arhiva, već su sva vaša dokumenta sigurna.

KOME JE POTREBAN DMS?

Benefit korišćenjem DMS imaju sva fizička i pravna lica. Može da se uvede i primenjuje u svim delatnostima, od računovodstvenih usluga, farmaciji, nekretninama, špediciji, trgovini, pravnim, zdravstvenim, građevinskim, uslužnim delatnostima, neprofitnom sektoru….

ŠTA JE POTREBNO DA UVEDETE DMS?

Potrebno je izvesno ulaganje i to u server (lokalni ili online) i softverske licence. Mi preporučujemo Online server (Cloud), jer je lakše, sigurnije unapređivati ga i održavati određeni nivo sigurnosti podataka i bekapa podataka. I dostupnost dokumenata u svakom trenutku je veoma važna, jer sa Cloud DMS možete pristupati sa različitih lokacija 24/7, čak i u slučaju MFiles i putem mobilnih uređaja.

PREDNOSTI DMS

Dokument /dopisi, računi i slično koji se kreiraju u računaru, nije potrebno štampati, kovertirati, slati poštom, već se kroz DMS šalje onome kome je namenjen.	štedimo vreme štedimo tonere/štampače trošimo manje papira ekološka osvešćenost manji poštanski troškovi veća produktivnost
Kada uputite/prosledite neki dokument kroz DMS, imate evidenciju kada, kome, šta je rađeno na tom dokumentu, ko je odobrio, uvek imate jednu poslednju verziju i to na jednom mestu….	brži odaziv bolji nadzor o kretanju dokumenta veća transparentnost radnih procesa, manji broj grešaka racionalnije i jefitnije poslovanje
Mail klijenti nisu savršeno sigurni za slanje dokumenata.	Zato je Cloud DMS pouzdan.

 

TROŠKOVI – TRADICIONALNO POSLOVANJE VS DMS POSLOVANJE:

Dosadašnji tradicionalni način poslovanja:
1 mesec	npr. 50 dokumenata koje obradite (štampa, fajliranje, registrator, pošta…)	trošak za 1 mesec je:	100 €
kada koristite DMS:
1 mesec	100.000 dokumenata	zakup prostora na Cloudu	100 €

 

IT troškovi
kad planirate ulaganja u IT razmišljate samo o:	opremi i licencama za softvere	podelite sa brojem godina (3-5 godina) i dobijete iznos
u stvarnosti:	troškovi su 4 puta veći od planiranih	75% budžeta su IT troškovi za ulaganja i 25 % se odvaja za opremu i licence
kad se uvede DMS	trošak je zakup prostora (Cloud)	IT troškovi se smanjuju i do 80%