Imaš neku ustaljenu rutinu kako obavljaš neke poslove. Skladištiš dokumenta u neke registratore. Kako godine prolaze svega je još mnogo više i više. Ako pri tome radiš kao multitasking osoba u firmi, na više sasvim različitih poslova, posle nekog vremena počinješ da se gubiš. Gubiš se u sopstvenom organizacionom sistemu. Ne možeš da nađeš neki dokument od pre 100 godina, i ono „tu je negde, pronaćiću ga ja“. Koliko se puta to svima desilo?
A tek svaki put otpor pri prelasku na nove verzije offica, ili nove verzije windows sistema!! Svaki put me to užasavalo. Novi program za ovo, za ono. Ali eto vremenom se navikneš i shvatiš prednosti. Nešto slično se desilo i sa M-files-om. Kad je direktor rešio da uspostavi M-files, bilo je „O, ne, opet nešto novo“. To je kaže dokument menadžment. Dobro, i dalje ne shvatam šta će to da nam toliko dobrog da donese. A donelo je mnogo.
Kako da vam približim, šta taj M-files radi za vas uz vas?
Recimo, sve ono što npr meni kao osobi koja radi kao administrator firme ili ti sekretar, dođe na moj sto, sada unosim u M-files. Kako? Svaki papir skeniram, pa ubacim u M-files, a tamo mu u zavisnosti koja je vrsta dokumenta upišem neke njegove karakteristike, specifičnosti, i dodelim ga osobi (zaposlenom korisniku) koji treba da ima uvid u njega. A on onda dalje može da dopiše još neke karakteristike ili opcije i završi sa njim ili ga opet kroz obeležavanja nekih polja upućuje na sledeću osobu. Sve zavisi koji dokument kome ide i šta taj neko treba da radi sa njim.
Zatim, ako imaš neki ugovor koji ima neki rok trajanja. Em što su svi detalji o klijentu tu, tu su i rokovi važenja, i svi drugi vremenski rokovi, koje prosto podesiš u M-filesu da te opominju do kada treba da se nešto završi.
A ako nešto od bitnih dokumenata dobijate mejlom, kao što su npr, izvodi iz banke, računi za telefone ili nešto treće, administrator vam sve to podesi da stigne u M-Files, a M-files vas obavesti da je to unešeno, a i vi samo dalje procesuirate dalje. Onda uvek sve klijente unosiš u M-files, i uvek instant imaš podatke o njima. Ne tražiš po vizit kartama, papirima ili po nekim nefunkcionalno napravljenim bazama koje su starije i od tebe. Uvek možeš da pristupiš svim fajlovima sedeći na stolici pored kompjutera. Možeš da napraviš template nekog često upotrebljavanog formulara, i samo da menjaš šta treba i sačuvaš. Mnogo manje vremena treba.
Kada odeš na službeni put ili si na odmoru i nešto hitno treba, možeš da pristupiš M-files-u ili preko weba ili preko aplikacije na telefonu. Uvek sam pre za web aplikaciju, jer je na telefonu sve sitnije i za mene manje pregledno, ali za hitnost je sasvim zadovoljavajuće. A znate li koliko je to manje papira, fascikli, registratora. Štampa se samo ono što mora, jer nešto mora biti i odštampano.
Što se tiče praćenja finansija, to mi je omoljeni deo. Sav posao kao predradnje za slanje knjigovođi su sada mnogo lakše. Najpre izvod mi stigne iz banke, može po automatizmu, a ja više volim da ga lično unesem, jer onda to i ja imam negde umemorisano. A onda M-files ima sjajnu opciju kojom sve što je na tom izvodu možeš da povežeš. Npr. Ako je na tom izvodu plaćen račun za telefon, onda ja pronađem taj račun, čekiram da je plaćen i povežem ga sa tim izvodom. I to je fenomenalno, jer za 2 godine kada budem tražila nešto od izvoda ili računa sve mi je tu.
Ako raspišemo neki konkurs, opet automatizujemo da svi CV stižu u M-files. Sve je na jednom mestu i svaki komentar, utisak i sve šta treba da bude uz cv ili radno mesto, tu dodatno unosimo. Jednostavno, radeći jedan posao pravimo i svojevrsnu bazu ljudi. Čak ih možete grupisati po određenim kriterijumima, npr. Da li je najpre kontaktiran, da li je potvrdio termin dolaska, da li smo ga primili, odbili, na čekanju ili smo ga „ostavili“ za kasnije.
Mi često radimo projektno. Zamislite sada koliko je lakše pustiti sistem da sam presloži dokumentaciju po projektima ili aktivnostima ili godinama ili donatorima!
Sve u svemu jedna topla preporuka. Meni i mojim kolegama rad je uveliko olakšan. Ne treba puno da pamtim hiljadu detalja. Sistem to radi za mene.
Dragana
Udruženje Čika Boca
