Poslovni slučaj za upravljanje poslovnim sadržajem

---

Zbirka podataka o upravljanju poslovnim sadržajem (UPS) i istraživanju o upravljanju dokumentima

 

Tržište upravljanja poslovnim sadržajem preduzeća (UPS) doživljava rapidan razvoj usled događaja i tehnologija nalik „savršenoj oluji“ koji UPS čine neprocenjivim. Upliv veoma različitog sadržaja iz raznih izvora, kao što su slike, videa, blogovi, korporativne evidencije, elektronska pošta, veb sadržaj i bogati mediji, ukazuju kompanijama na hitnu potrebu da investiraju u UPS kako bi preuzele kontrolu nad svim izvorima sadržaja.

Kompanije zahtevaju UPS sisteme kako bi stvorile red tamo gde postoji haos, a s obzirom na ogromnu količinu podataka koje teže da svakodnevno analiziraju, održavaju i čuvaju, UPS nudi organizacijama sredstva za preuzimanje kontrole, stvarajući radne tokove koji dopuštaju njihovim zaposlenima da budu efektivniji i efikasniji dok se pridržavaju regulatornih pravila regulativa.

Ova bela knjiga citira analitičke istraživačke grupe, industrijske organizacije i poverljive medijske izvore koji se bave izazovima upravljanja informacijama kao što su veliki podaci, mobilnost i oblak kako bi obezbedile uvid u to na koji način organizacije mogu da iskoriste UPS za pozitivne ishode. Sve u svemu, UPS dopušta organizacijama da koriste nove i postojeće izvore sadržaja kako bi podstakle više nivoe efikasnosti i produktivnost. Pored toga, UPS osigurava organizacije od potencijalnih razarajućih narušavanja podataka i gubitaka podataka i kontroliše pristup poverljivim informacijama.

 

Faktori koji podstiču razvoj solucija za UPS

Borba da se savlada i razume ogroman obim podataka nastavlja da povećava održivost UPS sistema kao efektivnog instrumenta za postizanje ciljeva upravljanja informacijama.

 

Stvaranje reda iz haosa

Snažan informacioni napad stvara izazove u upravljanju informacijama:

1,2 Broj godina tokom kog se obim poslovnih podataka u celom svetu udvostručuje. (Izvor: Big Data News)

70% zaposlenih prilično se oslanja na elektronsku poštu za upravljanje digitalnom aktivom. (Izvor: North Plains)

26% AIIM tvrdi da 26% korisnika kaže da je upravljanje informacijama u njihovim organizacijama „donekle haotično“.

 

U anketi prisutnih na ARMA događaju u vezi upravljanja zastarelim informacijama:

% prisutnih koji smatraju da štite informacije njihovim gomilanjem % prisutnih koji ne znaju kako da rukuju zastarelim informacijama % koji tvrde da će im možda zatrebati % koji su previše lenji da bi se bavili time

 

Strategija sadržaja je osnovna

U anketi Forestera, ispitanici navode sledeća vrhunska tri faktora koja doprinose nezadovoljavajućoj primeni UPS-a:

70% – Loša strategija sadržaja

26% – Nedostatak usklađenosti IT-a i poslovanja

26% – Problemi korporativne politike i kulture

(Izvor: Forester izveštaj: Poboljšati UPS nivoe zadovoljstva kroz agilnost, analitiku i angažovanost)

 

Poslovni podsticaji: informacija ima svoju cenu

Cena „loših podataka“ 20-35% operativnih troškova zarade je izazvano lošim kvalitetom podataka. (Izvor: Big Data News) 600 milijardi dolara finansijskog uticaja loših podataka za američka poslovanja svake godine. (Izvor: Big Data News) Koji su poslovni podsticaji za poboljšanje vaših sposobnosti u upravljanju informacijama? 49% – Smanjuje troškove 37% – Poboljšava usklađenost sa zakonima, regulativama ili politikama (Izvor: Forester izveštaj: Informaciona osovina osnažuje vaše preduzeće)

Korisnici žele lakoću korišćenja. 20% primene UPS-a je odbačeno kao ružno ili neprijatno za korišćenje. (Izvor: Gartner) Globalna primena UPS-a u usponu Forester tvrdi da 96% anketiranih organizacija planira da poveća sopstvenu primenu USP-a, do 79% tokom 2013. godine.   Želim USP na moj način! Prema Gartneru, do 2016. upravljanje sadržajem će biti personalizovano sa potrebama razvrstavanja u fascikle i procesa skrojenim prema individualnom korisniku.

 

Povraćaj na investicije na UPS

Neporeciva vrednost predloga UPS-a nastavlja da bude njegova veoma efektivna sposobnost da efikasno organizuje, obezbedi i obradi informacije iz rastućeg broja izvora. Prema Nucleus Research, povraćaj na investicije nastavlja da raste.

 

USP vraća dividende

• 7,50$ – Savremeni USP sistemi isporučuju 7,50$ za svaki utrošeni dolar – od 23% od 2012. godine.
• 62% organizacija postiže direktne beneficije od implementacije UPS-a kao što su smanjena papirologija i broj zaposlenih ili izbegavanje provizije servisnog biroa.
• 38% organizacija postiže indirektne beneficije od implementacije UPS-a kao što je produktivnost.
• 56% USP donosioca odluka identifikovalo je automatizaciju procesa kao vrhovnu oblast povraćaja na investicije.
• 33% organizacija je identifikovalo smanjenje papirologije kao drugu najvažniju beneficiju od implementiranja UPS-a.

 

Narušavanje bezbednosti: Zaposleni koriste neautorizovane solucije za deljenje datoteka

Zaposleni nastavljaju da rizikuju poverljive informacije kompanija korišćenjem personalnih aplikacija za deljenje datoteka – i ako je primena takvih instrumenata zabranjena. Neregulisana primena ovih aplikacija predstavlja ozbiljnu pretnju za bezbednost i kompatibilnost budući da osoblje može eksterno deliti osetljive informacije ili čuvati dokumenta na svojim personalnim uređajima izvan upravljanja organizacije. Organizacije moraju da pronađu pravi balans između obezbeđivanja tehnologije koja omogućava saradnju i lakog pristupa informacijama sa merama kompatibilnosti.

 

Neovlašćeno deljenje datoteka dovodi organizacije u rizik

• 63% zaposlenih koristi svoje personalne solucije za deljenje datoteka i sinhronizovanje na radnom mestu. (Izvor: M-Files)
• 46% zaposlenih je delilo osetljiva poslovna dokumenta preko njihovih personalih solucija za deljenje datoteka i sinhronizovanje. (Izvor: M-Files)
• 70% zaposlenih ne zna da li postoje važeće polise koje zabranjuju primenu personalnih aplikacija za deljenje datoteka. (Izvor: M-Files)

Potera za papirom

Iako su mnoga poslovanja napravila ogromne korake u naporu da postanu „kancelarije bez papira“, jasno je da još uvek nismo dotle stigli. Očigledno je da se kompanije još uvek uveliko oslanjaju na papir, što zahteva štampanje, kopiranje i arhiviranje, stvarajući efekat talasa koji utiče na produktivnost celokupnog preduzeća i sposobnost da se ispune kritični rokovi, i na kraju, može dovesti do merljivih gubitaka zarade.

 

Potera za papirom je nanela skupe gubitke u produktivnosti i okruženju

10.000 – EPA tvrdi da prosečan radnik u SAD godišnje koristi ovoliki broj papira za kopiranje. Zbirno, to je 4 miliona tona kopir kapira godišnje.

66% svih kompanija ima inicijativu da smanji upotrebu papira. (Izvor: IDC)

24-31% – Količina za koju organizacije planiraju da redukuju godišnji obim papira. (Izvor: IDC)

Više od 50% ispitanika štampa papirne kopije kako bi dobili potpise koje nose na sastanke. (Izvor: AIIM).

Potpisi su još uvek „zaglavljeni“ u papirnom svetu, kaže AIIM anketa:

Potpisivanje dokumenta je razlog broj 1 zbog kog poslovanja još uvek koriste papir. (Izvor: AIIM)

 

Osposobljavanje mobilne radne snage

Oblak i mobilni uređaji su postali snažne i osposobljavajuće platforme koje omogućavaju zaposlenima da pristupe potrebnim informacijama iz bilo koje lokacije u svetu. Međutim, trend ka PSU (ponesi sopstveni uređaj) je nešto što mnoge kompanije nastoje da savladaju.

 

Upravljanje mobilnom radnom snagom bez kršenja pravila

60% zaposlenih će stupiti u interakciju sa korporativnim sadržajem koristeći mobilne uređaje. (Izvor: Gartner)

57% – Prema Foresteru, 57% se nalazi pred izazovom da balansiraju bezbednost sadržaja i pristup mobilnom uređaju. Svidelo se to vama ili ne – personalna i korporativna mobilnost se stapaju.

2/5 – Dva od pet radnika mlađih od 30 godina kaže da im mobilna politika kompanije zabranjuje da koriste uređaje koje im je izdala kompanija za aktivnosti van posla. (Izvor: AIIM)

3/4 – Troje od četvoro kaže da se ne pridržavaju uvek ove politike. (Izvor: AIIM)

 

Obezbeđivanje vaših informacija u Oblaku

Prema AIIM anketi: Sadržaj u Oblaku

• 41% ispitanika smatra da će oblak biti de facto opcija za primenu opštih IT aplikacija za 3 godine.
• 46% ispitanika smatra da će aplikacija za upravljanje dokumentima i sadržajem biti oblak po izboru za 3 godine.
• 50% organizacija će upravljati sopstvenim sadržajem koristeći hibridnu arhitekturu sadržaja do 2018. (Izvor: Gartner)
• 46% organizacija, predviđa Gartner, čuvaće osetljive podatke klijenata u javnom oblaku do kraja 2015. (Izvor: Gartner)

 

Zaključak

UPS solucije nastavljaju da pružaju organizacijama dokazanu i pouzdanu soluciju za efektivno prikupljanje, skladištenje, upravljanje i deljenje sadržaja. Kako UPS tehnologija nastavlja da se razvija i sazreva, organizacije će moći da iskoriste UPS za funkcionalnije aplikacije koje takođe podržavaju partnere, klijente i ostale eksterne aktere. UPS sistemi će nastaviti da omogućavaju kompanijama da se pozabave kritičnim pitanjima, uključujući bezbednost, kompatibilnost i upravljanje ubrzanim stvaranjem sadržaja iz mnogih izvora, uključujući mobilne uređaje.

Pitanja i statistički podaci obezbeđeni u ovom dokumentu grade slučaj za implementaciju UPS sistema kako bi se izbegao rizik usled gubitka podataka, nekompatibilnosti, opšte operativne neefikasnosti, ali i izbegao potencijalni legalni istup stvaranjem sistematske i organizacione kulture efikasnosti.

Preuzmite tekst u PDF formatu

Za više informacija, posetite www.m-files.com.

Pristup ECM-u baziran na interoperabilnoj riznici

Današnje okruženje poslovnih informacija: komplikovano, haotično i eksplozivno

Upravljanje poslovnim informacijama je danas složenije nego ikad pre. Količina podataka eksplodira – prema Fondaciji za naučno i industrijsko istraživanje, najvećoj nezavisnoj istraživačkoj organizaciji u Skandinaviji, u poslednje dve godine je generisano preko 90% svetskih podataka – i to se ne usporava. Kao rezultat toga, pojedinačnim preduzećima je sve teže da efektivno upravljaju informacijama koje su im potrebne kako bi obavili posao i ostali konkurentni.

Kao da bavljenje tako velikim i rastućim količinama informacija nije bilo dovoljno teško, one su i često rasute u mnoštvu različitih sistema i skladišta, uključujući zajedničke mrežne diskove, elektronsku poštu, tradicionalno upravljanje dokumentima i sisteme za upravljanje poslovnim sadržajem (ECM), kao što su SharePoint, OpenText i Documentum, kao i novi servisi za sinhronizovanje i deljenje datoteka, kao što su Box, Dropbox i OneDrive.

Neki od ovih starijih nasleđenih sistema bukvalno se jedva održavaju u životu i bivaju potisnuti, dok su drugi novi servisi sa čestim dopunama. Da bi stvar dalje bila konfuzna, višestruki različiti interfejsi usporavaju usvajanje od strane korisnika što smanjuje efikasnost i produktivnost.

Ukratko, današnje okruženje poslovnih informacija je haotično, komplikovano i skupo, i u terminima troškova aktuelnih sistema i u neophodnosti IT resursa da ih održavaju. Ono što je jasno jeste da jednostavno dodavanje drugog tradicionalnog skladišta ili sistema nije odgovor.

„Stari“ pristup: migracija podataka, informacioni silosi i zavisnost od proizvođača

„Stari“, ili tradicionalni, pristup upravljanju informacijama (kako se one klasifikuju, organizuju, obrađuju i obezbeđuju) prevashodno je bio baziran na tome gde je sadržaj ili informacija bila sačuvana. U stvari, suštinski za sve sisteme upravljanja informacijama (npr. upravljanje poslovnim sadržajem, upravljanje dokumentima, upravljanje evidencijama, itd.), da bi se stekla vrednost od sistema sadržaj je morao da boravi u tom sistemu. Kao takav, jedna od prvih prepreka za puštanje ECM sistema u proizvodnju bila je migracija podataka, a to nije ograničeno samo na starije sisteme, čak su i novi servisi poput Box-a i Dropbox-a zasnovani na zahtevu da se informacije prvo moraju premestiti u te sisteme.

Iako zahteva dosta vremena i novca da se informacije samo premeste, korišćenje novog sistema takođe zahteva značajan napor za upravljanje promenom, budući da često mnogi korisnici i menadžeri ne žele promenu, ne zbog toga što su naročito srećni sa starim sistemom, već zato što bi radije da zadrže ono što im je poznato nego da pređu na nepoznato.

Averzija prema promeni i problemi koji okružuju migraciju često vodi do „zavisnosti“ od proizvođača, čime preduzeća postaju okovana za sudbinu proizvođača kog su izabrali. Štaviše, kako nastaju nove potrebe, pre nego da se bave poteškoćama upravljanja promenom i migracijom, novi sistem se nabavlja kako bi rešio naročiti zahtev, što vodi do proliferacije sistema i „informacionih silosa“ sa različitim korisničkim interfejsima i ograničenom interoperabilnošću koja sprečava produktivnost i saradnju. Na žalost, što je kompanije veća, to je obično i više silosa.

Gotovo svi ECM sistemi danas koriste paradigmu centriranu oko lokacije i baziranu na fascikli. U suštini, način na koji se informacijama upravlja gotovo u potpunosti je baziran na tome gde su informacije sačuvane (npr. u kojoj fascikli, lokaciji, biblioteci, itd.). To je metodologija koja je stara preko 30 godina, čitav životni vek u tehnologiji. Čak i relativno novi servisi za sinhronizovanje i deljenje datoteka, kao što su Box i Dropbox, u osnovi samo premeštaju tradicionalni sistem fascikli u oblak.

Paradigma fascikli ima dve fundamentalne mane.

Prvi problem je taj da informacije moraju biti na više od jednog mesta. Lokacija varira u zavisnosti od uloge osobe kojoj su informacije potrebne i toga gde se informacija nalazi u njenom životnom ciklusu. Na primer, ugovor bi mogao biti značajan za prodavca na osnovu kupca ili klijenta na kog se odnosi, ako treba da se obnovi, ili je moguće deo nerešene legalne akcije. Sada pomnožite ovu varijaciju u čitavom rasponu sadržaja i aktera u poslovanju. U suštini je nemoguće stvoriti pojedinačnu strukturu fascikle koja se efektivno može pozabaviti ovom situacijom. Rezultat je taj da nastali sistem funkcioniše na nedovoljno optimalan način za svakoga.

Drugi problem je taj da su strukture fascikli u potpunosti subjektivne. Ljudi različito pristupaju problemima, i generalno organizuju stvari na načine koji za njih individualno imaju smisla. Stoga su strukture fascikli koje kreiraju različiti ljudi uvek različite. Razmislite kako bi to moglo da varira od odeljenja do odeljenja u istoj kompaniji, ili u različitim kompanijama u istoj industriji, da i ne spominjemo različite kompanije u različitim industrijama. To ne može biti pomireno bez forsiranja neke statičke, nedovoljno idealne strukture na način od vrha naniže. To je stari način.

Novi pristup upravljanju informacijama: sadržaj je kralj

Novi pristup je sav u vezi sadržaja, šta je to informacija i da li je ona relevantna za tekuće potrebe pojedinca ili poslovanja. Ta potreba može biti, i generalno jeste, različita za ostale. U savremenom, „šta je to vs. gde je to sačuvano“ pristupu, bilo koja informacija se može „pojaviti“ u višestrukim „mestima“ na osnovu sadržaja bez dupliranja sadržaja. Ta mesta nisu fiksna, ona su dinamična. Jedan, jedinstveni ugovor se može pojaviti u pretrazi sa ostalim informacijama koje se odnose na kupca za prodajno, kao i sa nerešenim pravnim ugovorima nezavisno od kupca, za pravno odeljenje.

Dalje, novi pristup je kompletno objektivan. Ugovor je ugovor bilo da se nalazi u prodajnom ili pravnom odeljenju. Štaviše, ova činjenica je konstantna ne samo u raznim odeljenjima u istoj kompaniji, već i u različitim kompanijama u istoj industriji, pa čak i u različitim kompanijama u različitim industrijama. Iz ovog objektivnog temelja potiče preciznost. Još više, on je konceptualno intuitivan. Svi znaju na čemu rade. Međutim, nagađanje gde se šta nalazi ili bi trebalo da bude sačuvano, potpuno zavisi od toga ko postavlja strukturu fascikle. Neefikasnosti nastaju kada je osoblje primorano da provede vreme tragajući za informacijom ili pokušavajući da utvrdi gde da smesti informaciju.

Ovo je novi pristup, i visoko je personalizovan, i odnosi se na potpuno nov dinamičan način za organizovanje, obradu, obezbeđivanje, zadržavanje i odlaganje informacija.

 

Metapodaci – temelj novog pristupa

 

Šta je, stoga, to što podstiče ovu dinamičnu, personalizovanu budućnost svesnu sadržaja? Metapodaci. Metapodaci su pogon za novu savremenu arhitekturu upravljanja informacijama i omogućavaju definisanje toga šta je nešto i na šta se odnosi na objektivno precizan i intuitivan način.

Na primer, radije nego da se predlog koji se odnosi na izvestan račun ili projekat čuva u fascikli računa ili projekta (setite se dileme o informacijama koje moraju da budu na više od jednog mesta), osoba treba jednostavno da ga taguje sa računom i projektom, kao i ostalim važnim informacijama, kao što su datum, ili bilo koji drugi važan atribut koji pomaže u njegovom organizovanju, obezbeđivanju i obradi.

Onog trenutka kada se informacija odvoji od lokacije, fokus se premešta na to šta je ona, i stoga se otvara čitav novi svet upravljanja informacijama. Informacije mogu biti u oblaku ili na samim lokacijama. Ili se mogu nalaziti u bilo kom skladištu ili sistemu, kao što su Office365 ili SharePoint na internetu, mrežnom deljenju datoteka, Box ili Dropbox, ili Documentum, ili OpenText. Takođe mogu boraviti kao strukturisani podaci u ostalim ključnim poslovnim sistemima, kao što su Salesforce, Microsoft, Dynamics, NetSuite i SAP.

Premošćavanje jaza između ključnih poslovnih sistema i sadržaja

ECM sistemi su tradicionalno bili fokusirani na upravljanje dokumentima kao što su ugovori, predlozi, fakture i tako dalje – često nazvani „nestrukturisani sadržaj“. Međutim, ostali poslovni sistemi (CRM, ERP, HR, itd.) takođe sadrže informacije vitalne za upravljanje dokumentima i ostalim sadržajem i uspostavljanje sadržaja i relevantnosti.

Na primer, predlog ili ugovor bi mogli biti relevantni na osnovu računa ili kupca na kog se odnose, a tim računom ili kupcem se obično upravlja u CRM (engl. Customer Relationship Management – Upravljanje odnosima sa potrošačima) kompanije. Slično, faktura se može smatrati važnom zato što se odnosi na radni nalog za proizvođača koji radi na ključnom projektu, čime sve upravlja ERP (engl. Enterprise Resource Planning – Planiranje poslovnih resursa) kompanije. Novi pristup ECM-u obuhvata ove ključne sisteme za stvaranje ujedinjenih informacija sa pogledom od 360°, stoga bez obzira na to koji sistem koristite, uvek pronalazite ono što vam treba na osnovu sadržaja.

Pristup ECM-u baziran na interoperabilnoj riznici

Novi pristup upravljanju informacijama može se posmatrati kao „inteligentni sloj metapodataka“ interoperabilne riznice koji objedinjuje informacije iz čitavog preduzeća na osnovu sadržaja, a ne sistema ili fascikle u kome su sačuvane.

Ova nova metodologija dopušta da sadržaj i podaci ostanu na mestu, neporemećeni, tako da korisnici postojećeg sistema mogu neometano da nastave sa radom, dok u isto vreme dopušta da informacije budu obogaćene za rastuće potrebe i nove slučajeve primene.

Revolucionarni novi pristup sjedinjuje sledeće tri ključne karakteristike; naime, one su:

 

• Podstaknute metapodacima
• Bazirane na interoperabilnoj riznici
• Inteligentne

 

Arhitektura interoperabilne riznice

Arhitektura

Gornja slika obezbeđuje konceptualni pogled na savremenu arhitekturu ECM-a baziranog na interoperabilnoj riznici.

Inteligentan sloj metapodataka

Srednji sloj, nazvan i „Inteligentan sloj metapodataka“ (engl. Intelligent Metadata Layer – IML), centralna je komponenta arhitekture, gde borave komponente podstaknute metapodacima i obaveštajne komponente, zajedno sa pretraživanjem kroz višestruke riznice.

Ovde su podržane sve tipične mogućnosti ECM sistema, funkcije kao što su pretraživanje, upravljanje verzijom, radni tok, bezbednost i saradnja i prijava/odjava. Pored toga, pretraga je ujedinjena iz tipične sposobnosti da se pretražuje jedna riznica kako bi se obuhvatila ideja o „poslovnoj pretrazi“ ili sposobnosti da se sadržaj i podaci sistematski obilaze i indeksiraju u drugim riznicama radi brze pretrage i povraćaja.

Podržane su i ECM mogućnosti podstaknute metapodacima kao što su „Dinamični pregledi“, koji su dinamično generisane „virtuelne fascikle“ bazirane na metapodacima. To je ostvarenje ranije opisane ideje gde se sadržaj može „pojaviti“ na višestrukim „mestima“ bez dupliranja. Uporedite to sa načinom na koji IPhone rukuje muzikom, na primer, pojedinačna jedinstvena pesma se može pojaviti prema umetniku, albumu, žanru ili datumu, iako su sa IML varijacije u suštini neorganičene.

Pored toga, ovaj sloj podržava analitike koje obezbeđuju automatsku klasifikaciju i definiciju metapodataka. Ovaj aspekt arhitekture je takođe otvoren, tako da „snabdevači metapodataka“ treće strane mogu da se uključe u soluciju kako bi se pozabavili potrebama specifičnih industrija, slučajeva primene ili geografskih regiona i jezika. Ovaj sloj je takođe osmišljen da podrži ne samo tekstualnu analitiku, već i tehnologije kao što su mašinsko učenje kako bi se vremenom poboljšala performansa na osnovu ponašanja korisnika, dok se sadržaj i informacije mogu „prekomandovati“ prema korisnicima. To se može zamisliti kao nešto slično „Netflix-u za preduzeće“, gde je takođe predložen sadržaj sličan onome koji je ranije preuzet, ili sadržaj kome su ostali u sličnim ulogama često pristupali.

 

Pozadinska aplikacija višestruke riznice

 Donji sloj arhitekture je poznat kao pozadinska aplikacija višestruke riznice. Ovaj sloj podržava sposobnost povezivanja sa ostalim skladištima i sistemima preko „konektora“. Iako će ključni skup konektora biti obezbeđen „izvan kutije“, kao što je slučaj za deljenje mrežnih datoteka, Office 365, SharePoint Online, Box i Salesforce, on takođe dopušta trećim stranama da razviju konektore za mnoštvo drugih riznica i sistema. Ovi konektori su osmišljeni da budu lagani, i laki za razvijanje i održavanje, pre nego teški, složeni interfejsi koji pokušavaju da podstaknu sve mogućnosti ostalih riznica.

 

Sloj objedinjenog korisničkog iskustva

Tradicionalni ECM je obično složen i težak za učenje i primenu, a sa svakim sistemom postoji još jedan interfejs koji treba naučiti. Gornji sloj arhitekture je namenjen da se pozabavi lakoćom primene obezbeđujući objedinjeno korisničko iskustvo, isporučujući dosledan i poznat interfejs informacijama bez obzira na originalnu riznicu ili sistem u kome su sačuvane i upravljane. To obezbeđuje jednostavan, intuitivan pristup sa bilo kog uređaja, uključujući urođene mobilne aplikacije za pametne telefone i tablete, pored tradicionalnih PC-a. Dodatno, oflajn pristup je takođe podržan kada Internet konekcija možda nije na raspolaganju.

 

Upravljanje informacijama bazirano na vrednosti

Jedan od ključnih koncepata koji stoji iza ovog novog pristupa naziva se „upravljanje informacijama bazirano na vrednosti“, što znači da se informacijama upravlja različito na osnovu njihove vrednosti za poslovanje. To prati premisu da je upravljanje celokupnim sadržajem na isti način osuđeno na propast. Ova premisa je zasnovana na dve ideje. Prva je ta da je obim organizacionih informacija toliko velik i rastući da će vremenom preopteretiti bilo koji sistem. Druga je ta da su neke informacije kritičnije za poslovanje od drugih. Na primer, slika za marketinšku brošuru je manje važna od pravnih, finansijskih ili informacija o kompatibilnosti.

Da bi se pozabavio ovim pitanjem, IML definiše dve široke kategorije sadržaja: „neupravljani“ i „upravljani“. Neupravljani sadržaj se može posmatrati kao neformalni sadržaj, i prevashodno se otkriva kroz pretraživanje pomoću kompletnog teksta. Upravljani sadržaj je kritičan za poslovanje i sadrži veoma dragocene informacije koje su precizno klasifikovane sa metapodacima.

 

Unapređenje sadržaja iz neupravljanog u upravljani

Kako je gore aludirano, neupravljani sadržaj je indeksiran i brzo se može pronaći sa mogućnostima pretrage kroz višestruke riznice koje IML podržava. Dragocenije informacije, za bilo koju svrhu, lako i brzo se mogu „unaprediti“ u upravljano stanje jednostavnim tagovanjem sa metapodacima. To, zatim, kreira evidenciju metapodataka u IML bazi podataka, ali ne premešta sadržaj iz njegovog originalnog skladišta, niti ga remeti ili ometa njegovu primenu od strane drugih u originalnom sistemu ili srodnim procesima.

To dopušta da informacije u ostalim sistemima budu obogaćene i prenamenjene na nove načine prema promenljivim potrebama i slučajevima primene bez izlaganja tradicionalnim kaznama koje takva prenamena podrazumeva – kao što je premeštanje podataka i upravljanje promenom. Onog trenutka kada su unapređene u upravljano stanje, bogata moć arhitekture sistema podstaknutog metapodacima postaje raspoloživa za sadržaj, bez obzira na sofistikaciju originalne riznice. Na primer, mogućnosti kao što su upravljanje verzijom, radni tok, napredna odobrenja pristupa, mobilni i oflajn pristup sada postaju raspoložive za sadržaj čak i u riznici koja nema upravljanje informacijama ili mogućnosti metapodataka, kao što su mrežno deljenje datoteka.

Štaviše, razmislite o poteškoćama u naprednoj riznici kao što je Documentum kada služi kao validirani sistem u visoko regulisanoj industriji. Može biti veoma problematično dodati par svojstava metapodataka u informacije bez „kršenja“ validiranog sistema. Međutim, sa IML, ta svojstva se lako i jednostavno mogu primeniti na sadržaj bez uticanja na validiranu soluciju.

Personalizacija: krenite od malog i širite se… ili ostanite na malom

Odabir ECM sistema je obično odluka od vrha naniže koja zahteva organizacionu promenu, a upravljanje može biti obeshrabrujuće. Na žalost, otpor promeni često može početi u malim džepovima unutar poslovanja. Sa IML, moguće je omogućiti malim odeljenjima i radnim grupama da obogate i preinače informacije kako bi podržale nove inicijative za specifične poslovne potrebe, kao što su pravni, računovodstveni i ljudski resursi, bez remećenja postojećih sistema i procesa.

Razmislite o projektnom timu koji radi na projektu sa specifičnim računom ili kupcem koji ima važne podatke koji se odnose na projekte locirane u raznim sistemima i riznicama. Možda se neki od podataka nalaze u mrežnim zajedničkim diskovima, na primer, crteži za inženjere. Ostale informacije, kao što su ugovori ili sporazumi, mogli bi biti u Office 365 kako to zahteva pravno odeljenje. Na kraju, ostala dokumenta kao što su izveštaji o statusu od eksternih ugovarača sačuvana su u Box-u. Jednostavnim tagovanjem svih ovih dokumenata sa kupcem i projektom, čime bi se moglo upravljati u Salesforce i SAP, redom, kreira se jedan objedinjeni pregled ovih informacija fokusiran na projekat. Baziran je na kontekstu i onome što je relevantno za potrebe projektnog tima.

IML to čini ostavljajući sadržaj na mestu, bez uticaja na bilo kog drugog u organizaciji, ili remećenja bilo kakve primene ili procesa koji zavise od originalnih sistema. Štaviše, to mogu obaviti različite grupe i odeljenja radi kreiranja sopstvenih nezavisnih „pregleda“ informacija koje su im potrebne.

 

Migracija podataka postaje relikvija prošlosti

Šta postaje od velikih prepreka za ECM sisteme razmotrene ranije: migracija podataka i upravljanje promenom?

IML omogućava inovaciju u tim aspektima poslovanja izbegavajući neke od najvećih prepreka za ECM u prošlosti. Postojeći poslovni procesi i sistemi mogu neometano da nastave, sve dok, i ako organizacija ne izabere da krene dalje sa promenom u većoj meri.

 

Budućnost upravljanja informacijama je svetla

Inteligentan sloj metapodataka drastično menja okruženje poslovnih informacija iz onog koji je složen, haotičan i statičan, u onaj koji je intuitivan, organizovan i dinamičan. Mogućnosti su zaista uzbudljive, nudeći organizacijama priliku da otključaju vrednost postojećih informacija i da maksimiziraju investicije u postojeće sisteme kako bi podstakle inovaciju i poboljšale poslovnu performansu.

M-Files vodi ka ovoj uzbudljivoj budućnosti i danas smo spremni da istražimo mogućnosti za vaše poslovanje. Kontaktirajte nas da saznate više.

[1] (Engl. Enterprise Content Management – upravljanje poslovnim sadržajem)

Preuzmi članak u PDF formatu

Kako da modernizujete vaše poslovne procese koristeći upravljanje dokumentima?

---

Uvod

Mala preduzeća su danas preplavljena informacijama – uključujući sadržaj koji je interno kreiran kao i dokumenta i datoteke od klijenata, partnera i dobavljača. Bez radnog okvira za upravljanje informacijama, dosta vremena se gubi u potrazi za dokumentima koja su kritična za poslovanje kroz datoteke i razne poslovne sisteme. To je često iskomplikovano proliferacijom višetrukih verzija iste datoteke, što dovodi do grešaka i ponovljenog rada.

Kada se radi o upravljanju ogromnim količinama informacija – kao što su predlozi, planovi i ugovori, katalozi sa proizvodima i inventarom, formulari za narudžbine, fakture i priznanice, planovi za izgradnju, karte podrške (Issue Tracking System) i evidencije o personalu – mala preduzeća jednostavno ne mogu da funkcionišu sa maksimalnom efikasnošću bez sposobnosti da lako pretražuju, dele i štite svoje kritične datoteke i dokumenta.

Pored čistog obima datoteka koje su proizvedene iz raznih izvora, današnji izazov „haosa sadržaja“ dalje je iskomplikovan činjenicom da se podaci obično prostiru duž sve složenijeg pejzaža aplikacija, mrežnih fascikli i uređaja. Postoji obilje posvećenih ili „prvak rase“ solucija za upravljanje informacijama, dodajući kompleksnosti zbog njihovih ograničenja, umesto da je olakša na nivou cele organizacije. Sposobnost da se informacije kritične za poslovanje efektivno savladaju i koriste u bilo koje vreme i sa bilo koje lokacije – korišćenjem pojedinačnog, centralizovanog sistema – je važna ne samo za svakodnevne operacije, već i za dugoročni razvoj i uspeh malog preduzeća.

Izazov upravljanja informacijama

Slično većim korporacijama, za mala preduzeća je od sve veće važnosti da osmisle procese koji olakšavaju glatke operacije i obezbeđuju dosledne radne tokove u čitavoj organizaciji. Međutim, često, kako ti procesi bivaju implementirani, stvaraju se novi informacioni silosi, što dalje komplikuje zadatak upravljanja kolektivnim podacima organizacije.

Jednostavno rečeno, osposobljavanje zaposlenih da brzo i lako lociraju tačan sadržaj koji im je neophodan, bez obzira na to u kojoj poslovnoj aplikaciji da se nalazi, vodi do boljih odluka, bržih rezultata i poboljšane saradnje. Kada mala preduzeća mogu da obezbede da se pravi sadržaj nalazi u pravim rukama u pravo vreme, tada mogu da se fokusiraju na korišćenje informacija za podsticanje razvoja, vrednosti i inovacije.

U ovom dokumentu ćemo istražiti realne primere za to kako mala preduzeća koriste M-Files soluciju za upravljanje informacijama preduzeća (UIP) za eliminisanje informacionih silosa i razbijanje barijera između zaposlenih i njihovih informacija, kako bi se olakšao razvoj. U svim ovim slučajevima je postojala snažna potreba za skalabilnošću kako bi se krenulo malim koracima od njihove UIP inicijative i kasnije postepeno razvijalo. U isto vreme, ove manje organizacije takođe su zahtevale jednostavnost i lakoću primene za podsticanje usvajanja na nivou cele kompanije, zajedno sa sofistikacijom neophodnom za podržavanje dugoročnih potreba njihovih rastućih poslovanja.

Finansije: automatizovani procesi naplate

Finansijsko odeljenje je epicentar operacija preduzeća, obezbeđujući pravilno obračunavanje računa i njihovo blagovremeno plaćanje. Jedna od najvećih beneficija koju mala preduzeća mogu da dožive kao rezultat implementiranja UIP-a jesu automatizovani radni tokovi računa plaćanja i potraživanja i obrade faktura. Automatizacija ne samo da eliminiše manuelno rukovanje računima plaćanja i potraživanja, već i ljudske greške koje manuelna obrada može da izazove. Pored toga, automatizacija redukuje vreme i troškove finansijskih operacija, pomažući malim preduzećima da maksimiziraju postojeće izvore i da urade više sa manje.

American Solutions for Business (ASB) je distributer štampanih i promotivnih proizvoda koji se brzo razvija sa stotinama prodajnih saradnika i na hiljade snabdevača u celim SAD. Korišćenjem M-Files, ASB je mogao da obezbedi pristup fakturama od strane ovlašćenih pojedinaca direktno iz drugih poslovnih aplikacija, kao što je PeopleSoft. Kao rezultat toga, mogli su da optimizuju vreme za obradu faktura dobavljača, da sprovedu brže povraćaje na zahteve za evidencijom i da modernizuju kretanje dokumenata kroz organizaciju. ASB procenjuje da se vreme obrade fakture skraćuje za tri dana, sa dodatom sposobnošću da se čitav proces prati sa velikom preciznošću.

Druga oblast koja može imati korist od automatizacije preko UIP sistema jeste proces za upravljanje korektivnim i preventivnim akcijama (KIPA). Revizori traže jaz između toga šta kompanija čini i šta procedure kažu da ona čini. Odstupanja su neizbežna, i protežu se od minimalnih do katastrofalnih – a kada nastane odstupanje – mora se definisati, dokumentovati i preneti srodna KIPA. Potom se KIPA mora pratiti kako bi se verifikovalo da su pogođeni pojedinci pročitali i shvatili nove SOP povezane sa KIPA-om. Prava UIP solucija će obezbediti ažurirane zadatke koji su neophodni za poboljšanje korektivnog upravljanja i obezbediti da su svi pogođeni članovi osoblja pročitali i razumeli ažurirani SOP. Time se iz procesa uklanja nagađanje.

LjR: modernizujte prakse zapošljavanja i saradnju

U ljudskim resursima (LjR), bržim i bezbednijim korišćenjem UIP solucije može se olakšati upravljanje evidencijom zaposlenih i zahtevima za učenje. Takođe, UIP obezbeđuje organizacijama centralizovanu platformu za upravljanje svim procesima i papirologijom koji podržavaju funkciju LjR-a uključujući regrutovanje, socijalizaciju, obuku i upravljanje performansom.

SRSI je malo preduzeće koje se nalazi u Andori i koje obezbeđuje usluge LjR-s klijentima u celom svetu, upravljajući svime, od procesa zapošljavanja i ugovora do plata i osiguranja članstva. Za svaki projekat klijenta, SRSI rukuje sa oko 15-20 dokumenata po zaposlenom, koje obavlja administrativno osoblje od samo pet članova. Sve u svemu, ovaj tim sastavlja, šalje, deli, ažurira i skladišti više od 7000 dokumenata godišnje.

Bez postojećeg centralizovanog sistema za praćenje i upravljanje dokumentima, proces obavljanja papirologije zaposlenih bio je dugotrajan i sklon manuelnim greškama. SRSI je koristio M-Files da organizuje sve svoje postojeće poslovne informacije, i kompanija sada može četiri puta brže da ih obradi nego pre implementacije. Kompletno prešavši sa papirnog na elektronsko upravljanje dokumentima, SRSI je redukovao vreme za obradu datoteke dok je, takođe, optimizovao procedure zapošljavanja i saradnju zaposlenih. Administrativno osoblje sada može brzo i lako da pristupi svim neophodnim dokumentima za LjR, koji ostaju bezbedni u kontrolisanom okruženju i sa sistemom verzionisanja koji prati i vremenski označuje sve modifikacije. Korišćenjem M-Files, SRSI je, takođe, automatizovao visoko repetitivne zadatke kao što je slanje koverti sa platom, i modernizovao radne tokove koji su povezani sa LjR kako bi se poboljšala administrativna efikasnost.

Zakonski: pojednostavite upravljanje ugovorima

Proces upravljanja ugovorima može biti izazovan, naročito kada razmatrate koliko je obično uključeno različitih organizacija, odeljenja i pojedinaca. Danas postoje brojni načini na koje kompanije obavljaju zadatak upravljanja ugovorima. Neke organizacije koriste poslovni sistem s kraja na kraj kao što je SAP, dok se ostale oslanjaju na Excel tabele. Međutim, bez obzira na pristup, proces upravljanja ugovorima može biti pojednostavljen, automatizovan i poboljšan korišćenjem UIP-a.

Krogius je finska kompanija nezavisnih menadžera potraživanja, regulatora i nadzornika gubitaka, koja obezbeđuje upravljanje potraživanjima, ankete, povraćaje, IT i srodne usluge klijentima u devet evropskih zemalja. Lako podesiva arhitektura M-Files dopustila je Krogius-u da izgradi prilagođen sistem osmišljen da ispuni potrebe njihovog jedinstvenog upravljanja slučajem. Sa M-Files, Krogius je prevazišao izazove organizovanja i deljenja informacija u globalno distribuiranim kancelarijama i lokacijama klijenata, i zaposleni u kompaniji sada imaju trenutan pristup najnovijim verzijama tekućih podataka i informacija o slučaju, uključujući sva povezana dokumenta o potraživanju i korespondenciju putem elektrenske pošte. Pored toga, mogu bezbedno da objavljuju informacije i da sarađuju sa klijentima u vezi poslednjeg ažuriranja statusa potraživanja. Podaci se bezbeno čuvaju i repliciraju svim uredima u devet zemalja, a sa sofisticiranim predviđačkim sposobnostima, zaposleni imaju pristup samo informacijama povezanim sa slučajevima koji su im dodeljeni.

Drugi primer beneficija koji je nastao automatizovanjem upravljanja ugovorom demonstriran je u R-kioski, finskom tregovinskom lancu prehrambenih proizvoda sa oko 650 prodavnica u celoj zemlji. Oko dve trećine R-kioski prodavnica nalazi se u iznajmljenim prostorijama, dok se ostale nalaze u vlasništvu lanca. Ugovorima za svih 650 prodavnica upravlja Poslovna jedinica za službenički kadar i konstrukciju samog lanca, koja je primenila M-Files za upravljanje ugovorima kako bi organizovala dokumenta i pojednostavila proces rada sa maloprodajama i njihovog izveštavanja.

Pre 2013-te, ugovorni dokumenti R-kioski-a obično su bili čuvani kao tvrde kopije u raznim fasciklama i ormarima sa datotekama, ili su bili skenirani a elektronske verzije čuvane na mrežnim diskovima. Povremeno, dokumenta su se nalazila samo kod jednog zaposlenog, što je otežavalo pristup ostalima u organizaciji. Manuelni procesi su, takođe, doprineli dugotrajnom lociranju poslovnih informacija i dodavali dodatne slojeve složenosti za R-kioski maloprodavce.

Sa M-Files, upravljanje svim dokumentima – sve, od sporazuma o nabavci i izdavanju do članaka i minuta generalnih sastanaka – sada se obavlja na automatizovan način. Jednostavno pronalaženje od strane R-kioski Poslovne jedinice za službenički kadar i konstrukciju omogućeno je kroz primenu jedinstvenih identifikujućih kriterijuma za pretragu, kao što su maloprodavac, adresa, period zakupa, cena, površina prostora i osoba za kontakt. Ovaj nivo automatizacije ne samo da je uštedeo vreme i poboljšao operativnu efikasnost, već je i R-kioski omogućio da prati sve njegove maloprodaje u realnom vremenu i da brže reaguje na promene (kao što su isticanja ugovora o zakupu) sa upozorenjima i obaveštenjima napravljenim po meri. Sa preko 65.000 kvadratnih metara (700.000 kvadratnih stopa) prodavnica kojima rukovodi, M-Files je pomogoao R-kioski da ukroti svoju koprcajuću mrežu ugovorne dokumentacije kako bi brže i proaktivnije funkcionisao.

Korisnički servis: optimizujte preciznost i vreme odziva

Korišćenje UIP-a za automatizovanje isturenih i pozadinskih procesa ureda na kraju ima pozitivan efekat na iskustvo klijenta. Kada zaposleni imaju brz pristup pravim informacijama koje se odnose na klijenta, problemi mogu biti ekspeditivno rešeni a zadovoljstvo poboljšano.

Na primer, Stearns Bank obrađuje više od 1000 zajmova u celim SAD svake godine, ali njen postojeći sistem za upravljanje dokumentima je bio zastareo, oslanjajući se na rastavljene i nedosledne podatke i stvarajući neefikasnosti u čitavoj radnoj snazi. Kao rezultat toga, većina procesa za odobravanje zajmova i dalje je bila obavljana ručno, što je dovelo do ciklusa odobravanja zajmova duže nego što je to bilo neophodno.

Sada, sa M-Files službenici banke imaju precizne informacije o primeni zajma na dohvat ruke, i dosledno tome, Stearns Bank može brže da obradi zajmove i da odgovori svojim klijentima sa većom brzinom i efikasnošću.

Drugi primer za to kako UIP može pozitivno da utiče na iskustvo klijenata demonstrirano je u Microbiologics, kompaniji za biološku kontrolu iz Minesote.

Kompanija je izabrala M-Files da automatizuje svu dokumentaciju koja se odnosi na račune klijenata. Skeniranjem njenih istorijskih podataka u M-Files i prelaskom sa papirologije na čisto elektronske procese, predstavnici korisničkog servisa Microbiologics-a sada se mogu odmah pozabaviti dolazećim zahtevima iz njihove globalne partnerske baze klijenata i distribucije. U prošlosti, evidencije su se nalazile u različitim formatima i lokacijama, što je otežavalo personalu korisničkog servisa da na efikasan način prikupi sve neophodne podatke za rešavanje nenamirenih pitanja klijenata. Predstavnici sada mogu odmah da lociraju potrebnu evidenciju sa njihovih desktopova sprovođenjem jednostavne pretrage unutar M-Files ili NetSuite. Kao rezultat toga, odeljenje za korisnički servis brže funkcioniše i reaguje, zamenjujući procese bazirane na papiru sa novim modernizovanim pristupima upravljanju informacijama. M-Files, takođe, obezbeđuje neophodan dokaz o kontroli dokumentacije i upravljanja procesima neophodnim za očuvanje kompatibilnosti sa FDA regulativama i ISO 9000 standardima kvaliteta.

Kako početi: sledeći koraci za mala preduzeća

Mala preduzeća brže reaguju na promene na tržištu, ali da bi se to efektivno učinilo zaposlenima je neophodan brz pristup poslovnim informacijama, zajedno sa sposobnošću da se automatizuju manuelni poslovni procesi.

Iako posvećene ili „najbolje u rasi“ solucije mogu da se pozabave ovim izazovom od odeljenja do odeljenja, one imaju ograničen raspon. Jedino UIP poseduje kapacitet da obezbedi pojedinačnu, centralizovanu soluciju koja služi kao radna mašina u svim odeljenjima i koja doprinosi čitavoj organizaciji.

UIP podržava upravljanje informacijama i potrebe ekspeditivne automatizacije radnog toka koji su kritični za obezbeđivanje kvaliteta i doslednih nivoa usluge kako se kompanija razvija. Sa sposobnošću da organizuju, pretražuju i upravljaju ogromnim univerzumom poslovnih informacija, preduzeća mogu da modernizuju radne tokove i stvore efikasnosti u računovodstvenim, LjR, pravnim i timovima za korisnički servis, poboljšavajući brzinu kojom se poslovanje sprovodi, kao i iskustvo krajnjeg korisnika.

Da biste saznali nešto više o tome kako automatizacija i objedinjavanje poslovnih informacija može doneti korist vašem malom preduzeću, molimo vas da nas pozovete.

Preuzmite članak u PDF formatu

Zašto je M-Files bolje rešenje za organizaciju dokumenata od SarePoint-a?

Microsoft Office SharePoint Server i SharePoint Foundation u svim verzijama nude osnovne attribute u organizaciji dokumenata.

Osnovne razlike atriubuta ili svojstava M-Files-a i SharePoint-a date su u pregledu dole.

M-Files je kompatibilan sa svim aplikacijama

• SharePoint je kompatibilan samo sa MS Office
• M-Files je kompatibilan sa svim Windows aplikacijama (ali i sa aplikacijama koje nisu deo paketa Microsoft, kao što su Adobe aplikacije)
• M-files se odlično integriše i sa funkcijama AutoCAD-a, kao što su XREF slike

M-Files nudi takozvanu dinamičku strukturu direktorijuma

• Uz standardnu strukturu direktorijuma, M-Files-ova dinamička struktura omogućava dokumentima automatski pregled u želenoj poziciji kao što je sortiranje po metadata to jest po metapodacima
• SharePoint nudi samo klasičnu strukturu koja ne rešava problem vezane za klasičnu strukturu pogotovo u domenu mrežnih diskova

M-Files može funkcionisati sa višejezičnom strukturom metapodataka

• Kompletna metadata struktura M-Files-a uključujući liste vrednosti može biti prevedena u zahtevani jezik
• SharePoint metadata struktura ne može biti prevedena u različite jezike
• M-Files se može koristiti 15 različitih jezika uključujući i Srpski

M-Files obezbeđuje bolju pretragu

• Pretraga u M-Filesu je brza čak i u slučaju velikog broja dokumenata i korisnika
• Potpuna tekst pretraga funkcionalna za više od 300 formata dokumenata
• Različite opcije definisanja kriterijuma pretrage (brza pretraga i napredna pretraga)

M-Files se u potpunosti integriše u Windows sistem

• M-Files nudi već poznat i jednostavan za korišćenje interfejs
• Za korišćenje SharePointa neophodan je Web pretraživač koji sam po sebi stvara problem zbog ograničenja u WEB tehnologiji
• Puna integracija M-Files-a u Windows obezbeđuje kompatibilnost sa svim Windows aplikacijama

M-Files funkcioniše efikasno čak i sa sporom mrežnom konekcijom

• M-Files je znatno brži od SharePoint-a kada se posao obavlja van zemlje ili drugom kancelarijskom okruženju.
• M-Files automatski održava lokalne kopije individualnih datoteka što povećava brzinu otvaranja i čuvanja datoteka
• Razlika u efikasnosti je veoma vidljiva kada se radi sa dokumentima kao što su slike i crteži
• Rad u M-Filesu je moguć čak i sa sporom mobilnom konekcijom

M-Files je moguće koristiti i u OFFLINE režimu

• Za razliku od SharePoint-a, M-Files koristite i bez mrežne konekcije
• M-Files nudi različite sposobnosti u korišćenju metadata kada određujete koja vrsta dokumenata mora biti dostupna i u OFFLINE režimu (U primeru dokumenta iz specifičnog projekta ili komitenta ili dokumenta na kojima ste radili prošlog meseca)

M-Files nudi opciju „Ready-to-Use“ interfejs u drugim sistemima

• M-Files obezbeđuje raznovrstan „Ready-to-Use“ sposobnost integracije i interfejsa sa drugim, postojećim sistemima baze podataka (CRM, ERP, organizacija projekata i slično)
• M-Files obezbeđuje automatsko unošenje dokumenata iz e-mail sistema.

M-Files podržava skeniranje

• M-Files nudi automatsko tekst prepoznavanje (OCR)
• M-Files nudi i „zone recognition” (Zone OCR) funkcije kao i “bar kod” identifikaciju. Identifikovani podaci mogu biti automatski uneti kao metadata dokumenta (U primeru broj fakture ili podaci o komitentu)
• Dokumenta se mogu skenirati direktno u M-Files lokalnim skenerom ili mrežnim skenerom.

M-Files obezbeđuje raznovrsnu i proširivu metadata strukturu bez dodatnog programiranja

• M-Files vam daje mogućnost automatke specifikacije medatada (u primeru imenovanje ponuda u odnosu na željenje standarde imenovanja)
• M-Files omogućava jednostavno procesuiranje čak i velikih vrednosnih lista (čak milione vrednosti)
• U M-Files-u različiti metapodaci mogu biti nezavisni (Primer je razvrstavanja kontakt osoba u odnosu na specifičnosti komitenta)
• Funkcionalnost metapodataka može biti proširena uz različite opcije pisanja skripti.

M-Files obezbeđuje prehled istorije dokumenta

• U M-Files-u možete direktno otvoriti starije verzije dokumenata
• M-Files obezbeđuje i informacije o menjanim ili promenjenim metapodacima.

M-Files se lako integriše sa drugim aplikacijama

• M-Files nudi interfejs programiranja aplikacija (M-Files API) M-Files integracija sa drugim aplikacijama
• M-Files klijent interfejs ubacuje se u većinu Windows aplikacija bez dodatnih podešavanja.

M-Files se integriše uz i sa SharePoint-om.

• Dokumenta iz M-Files-a mogu biti direktno vezana u SharePoint sa M-Files URL ili kao SharePoint dodatak(add-on)
• Kroz interfejs aplikativnog programiranja u M-Files-u veoma je jednostavno kreirati vlastiti SharePoint Web dodatak

Biznis provajderi sve češće traže načine za povećanje produktivnosti. Istovremeno, oni pokušavaju da postanu ekološki i odgovorni. Sistemi za upravljanje dokumentima mogu vam pomoći da ostvarite ove ciljeve i još mnogo toga. Najbolje od svega, često možete da ostvarite brz povrat investicije uz direktne i indirektne uštede u troškovima.

Ako i dalje koristite tradicionalni papir-papir sitem, vreme je da se razmotri prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima. Pokušaćemo kroz šest razloga da vam približimo razloge zašto je elektronsko organizovanje dokumentacije važno.

Razlog #1: Veća efikasnost

Upravljanje dokumentima je rešenje koje pojednostavljuje vođenje, arhiviranje skeniranih dokumenata, slika i drugih vrsta fajlova. Fajlovi mogu biti indeksirani na više načina, mogu biti brzo i lako pronađeni uz korišćenje pretrage uz upit koji sadrži tekst. Zaposleni više ne moraju da traže dokumenta po registratorima i gube vreme u traženju informacija i traženju dokumenata po mrežnim fajl serverima. Prednost je u tome što zaposleni iz različitih organizacionih jedinica ili lokacija pristupaju istim informacijama preko svojih kompjutera. Timski rad se poboljšava u delu posla koji se odnosi na mogućnosti traženja dokumenata, radu na istim dokumentima uključujući i slanje dokumenata na odobrenje i praćenje toka kretanja fajlova među zaposlenima.

Razlog #2: Novčana ušteda

Rad bez papira smanjuje očigledne troškove, kao što su troškovi skladištenja papirne dokumentacije, nema ni troškova fotokopiranja, ušteda na papiru i tonerima. Najveća ušteda se odnosi na cenu rada koji se odnosi na popunjavanja i prenošenje, odlaganje dokumenata. Npr. ako radnik dnevno provede sat vremena na odlaganje i spremanje dokumentacije, to je oko 250 sati godišnje. Ako radnik zarađuje 500 dinara po satu, onda je ušteda po jednom radniku u toku godine 150.000 dinara. Osim toga upravljanje dokumentima ne dozvoljava gubljenje ili uništavanje dokumenata. I na kraju, skladištenje stare dokumentacije neće zahtevati iznajmljivanje magacina ili dodatnih prostora za smeštanje.

Razlog #3: Sprečavanje katastrofa

Fajlovi u papirnom formatu komplikuju i povećavaju troškove poslovanja. Takođe su kao takvi podložni nezgodama, pomeranjima i mešanjem fajlova. Prirodne katastrofe, kao što su požari, poplave, zemljotresi, mogu kompletno uništiti dokumentaciju. Papir trpi i vandalizam i krađu. Upravljanje dokumentima štiti vaša dokumenta kreiranjem elektronskih kopija i kao takve mogu biti bekapovane (arhivirane) na više načina. Bekap može biti stavljen sa strane , pa čak i ako kompjuter bude fizički oštećen, vaši podaci su još uvek tu i mogu se ponovo koristiti.

Ova tri razloga nude dovoljno podsticaja da se isplati investiranje u upravljanje dokumentima. Naravno ima još razloga zašto treba da pređete na upravljanje dokumentima.

Razlog #4: Povećana usaglašenost

Vlade i privreda svojim propisima postavljaju izazove pred svaku vrstu i dimenziju biznisa kojim se bavite. U cilju minimiziranja rizika i izbegavanja odgovornosti naprosto se mora primeniti pravilno upravljanje dokumentima. Naprosto postoje propisi po kojima morate čuvati dokumenta određeni vremenski period. Elektronsko rešenje upravljanja dokumentima može pomoći da se osigura bezbedno upravljanje dokumentima i bezbedno arhiviranje; i nivo pristupa samih korisnika dokumentima garantuje promene na dokumentima samo od strane zaposlenih kojima je dat određeni nivo nadležnosti. Upravljanje dokumentima je takođe odličan izbor za eksterne revizore, koji na jednostavan način mogu da isprate put svakog dokumenta.

Razlog #5: Poboljšana usluga

Upravljanje dokumentima omogućava zaposlenima trenutan pristup dokumentima, kao što su izvodi, platni listovi, računi i slično pa je osoblje u mogućnosti da veoma brzo odgovori na zahteve. U stvari mnogi problemi, kao što su razni sporni detalji mogu da se reše na licu mesta. Lociranje dokumenata za neki vremenski okvir je prednost upravljanja dokumantima, i zaposlenima znatno skraćuje vreme portage /pretrage za dokumentima, i znatno povećava efikasnot u poslu.

Razlog #6: Zaštita životne sredine

Ekološka svest raste i u poslovnom svetu. Korporacije kao društveno odgovorne moraju misliti i o zaštiti životne sredine počev u samim poslovnim prostorima i misle na tzv. zelena radna mesta. Upravljanje dokumentima je rešenje jer se znatno smanjuje i eliminiše potrošnja papira i otpada. Više vam ne trebaju kurirske službe, nećete ručno arhivirati dokumenta. “Green IT” je oblast koja spada u top deset tehnoloških trendova koji mogu biti ispoštovani primenom upravljanja dokumentima.

Ovo je najbolji trenutak za implementaciju sistema za upravljanje dokumentima. Rešenje bez papira povećava efikasnost, smanjuje troškove i zaštićuje evidenciju, pomaže da se obezbedi usaglašenost sa propisima, poboljšava se nivo usluge i štiti životna sredina.

Ukratko, sistem za upravljanje dokumentima postiže jednostavnu transformaciju čuvanja fajlova (dokumenata) i čini lako pristupačnim i na lak način zaštićenost dokumenata. Dobijate veću efikasnost zaposlenih, bolju uslugu krajnjim korisnicima usluga.

Rešenje za efikasne poslovne procese je sistem upravljanja dokumentima.